Rechnungen erstellen – diese rechtlichen Aspekte müssen Sie im Auge behalten

Das Thema Rechnungserstellung ist für viele Betriebe ein Graus. Besonders Startups suchen händeringend nach der passenden Software, um den Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten. Das Problem ist dabei nicht der Aufwand bei der Erstellung, sondern die zahlreichen rechtlichen Aspekte, die es zu beachten gibt. Elektronische Rechnungssysteme erleichtern die Arbeit, da sie automatisiert auf die wichtigsten Punkte achten!

Pflichtangaben und Zeitpunkt der Rechnungsstellung beachten

Es ist nicht nur entscheidend dass eine Rechnung gestellt wird, sondern auch wann sie beim Empfänger eingeht. Für durchgeführte Leistungen ist es üblich, Rechnungen innerhalb von maximal einem halben Jahr zu stellen. Handelt es sich um innergemeinschaftliche Leistungen, verkürzt sich die Frist deutlich. Bis zum 15. des auf den Leistungszeitraum folgenden Monat muss die Rechnung beim Empfänger eingegangen sein. Handelt es sich um die Rechnungserstellung an eine Privatperson, gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, da keine Rechnungspflicht existiert.

Zweiter wichtiger Faktor sind die vollständigen Pflichtangaben auf der Rechnung. Die Nutzung einer passenden Rechnungserstellungs-Software ist für Unternehmen sinnvoll, da hier vollautomatisiert alle wichtigen Daten aufgenommen und übernommen werden. Verpflichtende Daten sind:

Fortlaufende Rechnungsnummer
Datum des Ausstellungszeitpunktes
Leistendes Unternehmen/Unternehmer sowie Leistungsempfänger (Name und Anschrift)
Bezeichnung der Dienstleistung oder des gelieferten Produkts und Menge
Zeitpunkt der Dienstleistung oder Lieferung
Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und eventuellen Befreiungen
Deklaration von Preisminderungen (falls vorhanden)
Anfallende Umsatzsteuer oder bei Kleinunternehmen Umsatzsteuerbefreiung (Verweis)
Eventuelle Gutschriften und deren Berücksichtigung

Steuernummer ja oder nein? Was ist wann nötig?

Unsicherheit besteht immer wieder hinsichtlich der Steuernummer auf der Rechnung. Die IHK weist darauf hin, dass das leistungserbringende Unternehmen seine Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung vermerken muss! Wichtig ist dabei, dass auch bei Gutschriften nicht die Steuernummer des bezahlenden Unternehmens, sondern die ID des rechnungsstellenden Betriebs anzugeben ist!

Sonderfall: Werden Rechnungen im Auftrag Dritter erstellt, muss die Steuer-ID des eigentlichen Unternehmens auf den Papieren zu finden sein. Das bedeutet: Rechnet ein Mitarbeiter eines Betriebes im Namen des Unternehmens ab, wird nicht die Steuer-ID des Mitarbeiters, sondern die der Firma auf dem Dokument verzeichnet!

Rechnungserstellung für Kleinbeträge – weniger Anforderungen bei geringfügigen Beträgen

Generell erleichtert die Einführung der elektronischen Rechnung die Buchhaltung von Betrieben erheblich. Weniger aufwendig ist die Erstellung außerdem bei Rechnungen, die einen Bruttobetrag von 250 Euro nicht übersteigen. Es handelt sich hierbei um eine Kleinbetragsrechnung, die nachfolgende Angaben enthalten muss:

Name des Leistungserbringung sowie Anschrift
Datum der Rechnungsstellung
Art der Dienstleistung/ Produkt sowie Anzahl
Steuerbetrag oder Verweis auf Steuerfreiheit (z.B. Kleinunternehmer)

Gesonderte und vereinfachte Bedingungen gelten auch für den Verkauf von Fahrausweisen. Hier reicht es aus, die vollständigen Daten der Beförderungsgesellschaft, das Datum sowie das Entgelt nebst Steuerbetrag zu deklarieren. Wird kein ermäßigter Steuersatz berechnet, muss auch der angewandte Steuersatz verzeichnet sein.

Rechnungen von Kleinunternehmern – keine Umsatzsteuer erforderlich

Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer entrichten und verzichten bei der Rechnungserstellung auf die Ausweisung. Rechnungsvorschriften gibt es aber trotzdem, die obigen Pflichtangaben müssen auf der Rechnung vorhanden sein. Es ist nicht nötig, bei den Verkaufsverhandlungen bereits auf den Kleinunternehmerstatus hinzuweisen, manchmal erweist er sich aber als Vorteil, da die Umsatzsteuer entfällt!

Anstelle der Steuerausweisung erfolgt ein Hinweis, dass die Abrechnung aufgrund der Kleinunternehmerregelung ohne Ausweisung der Umsatzsteuer erfolgt. Dieser Zusatz ist zwar nicht verpflichtend, erleichtert aber das Zahlungswesen und die spätere Buchung im empfangenden Betrieb.

Fazit: Korrekte Rechnungserstellung erleichtert die Buchhaltung

Fehler bei der Rechnungserstellung können nicht nur zu komplizierten Vorgängen im eigenen Betrieb, sondern auch bei der steuerlichen Abrechnung führen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Rechnungserstellung manuell oder elektronisch erfolgt. Beim Zugang elektronischer Rechnungen muss die Echtheit zweifelsfrei nachgewiesen sein. Auch ist es wichtig, dass der Rechnungsempfänger sich formlos mit der digitalen Zustellung einverstanden erklärt. Dann steht der deutlichen Erleichterung des Rechnungsprozesses nichts mehr im Wege.