Projektcontrolling | Projekte besser steuern

Projektcontrolling als ein wichtiger Baustein im Rahmen des Projektmanagements sorgt dafür, dass Termine und Ergebnisse sowie das Budget eines Projektes eingehalten werden. Oftmals werden Zielvorgaben und Rahmenbedingungen nicht eindeutig formuliert oder sind nicht hinreichend bekannt. Das hat Konsequenzen, die sich negativ auf das beauftragte Unternehmen oder den Auftraggeber auswirken, was Folgekosten nach sich ziehen kann. Vermeiden können Sie das durch ein funktionierendes Projektcontrolling. Wie das funktioniert – wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst.

Was ist Projektcontrolling?

Als Teilbereich des Projektmanagements ist das Projektcontrolling sowohl für den Auftraggeber als auch für den Projektleiter ein effektives Kontrollinstrument. Es beschreibt alle Tätigkeiten, die erforderlich sind, um ein Projekt über die gesamte Laufzeit erfolgreich zu steuern. Ziel ist nach DIN 69901 die Sicherung des Erreichens aller Projektziele, beginnend mit der Zielformulierung bis zum erfolgreichen Abschluss des Projektes. Mit Hilfe des Projektcontrollings kann regelmäßig überprüft werden, ob die im Rahmen eines Projektes gesteckten Ziele auch wirklich eingehalten werden können. Unter der Leitung des Projektmanagers werden die einzelnen Meilensteine eines Projektes definiert sowie die jeweiligen Ergebnisse, die innerhalb des gesetzten zeitlichen und finanziellen Rahmens und mit den entsprechenden Ressourcen erzielt werden sollen. Projektcontrolling hat insoweit die verschiedenen Meilensteine und auch das Gesamtergebnis sowie die Entwicklung des Projektes im Blick. Kommt es infolge von Problemen zu Abweichungen, muss entsprechend agiert beziehungsweise gegengesteuert werden.

Projektcontrolling: Aufgaben und Zuständigkeiten

Projektcontrolling ist mit diesen Aufgaben befasst:

Einordnen des jeweiligen Projektes in die übrigen unternehmerischen Aktivitäten
Überwachen und Steuern von Projekten durch regelmäßige Prüfung in Bezug auf Qualität und Fortschritt
Überwachung und Einhalten der vorgegebenen Rahmenbedingungen in Bezug auf die Kosten, die Leistung und Termine
Bei Abweichungen Koordination und Umsetzung von Gegenmaßnahmen

Das Projektcontrolling ist darüber hinaus eine aktuelle und faktenbasierte Grundlage für die Kommunikation mit Auftraggebern, Stakeholdern, aber auch mit dem Projektleiter sowie den am Projekt beteiligten Mitarbeitern.

Abhängig von der Größe eines Projektes sind entweder ein oder mehrere Controller für das Projektcontrolling verantwortlich, während diese Aufgabe bei kleineren Projekten vom Projektmanager selbst übernommen wird. Projektcontroller können beispielsweise in mittelständischen Unternehmen aus der Controlling-Abteilung des eigenen Unternehmens stammen. Es kann sich aber auch um externe Dienstleister handeln. Projektcontrolling beginnt meist schon bei den Verhandlungen zwischen dem Auftraggeber und dem Projektleiter. Das gilt insbesondere für die Zielvorgaben, die in Bezug auf die Leistung, die Termine und die Kosten realistisch sein müssen. Auch das Erkennen und Bewerten von Projektrisiken gehört in den Aufgabenbereich eines Projektcontrollers ebenso wie geeignete Maßnahmen, mit denen diese Risiken begrenzt werden können. Insgesamt liefert das Projektcontrolling wichtige Impulse für die Projektplanung.

Projektcontrolling und seine Einflussfaktoren

Das Projektcontrolling befasst sich primär mit der Zielerreichung innerhalb des Projektes, sodass die maßgeblichen Einflussfaktoren operative Parameter sind. Gegenstand des Projektcontrollings sind insbesondere drei Faktoren, nämlich die Leistung, die Kosten und die Terminvorgaben. Das bedeutet, dass die tatsächlichen Termine, Leistungen und Kosten mit den geplanten Vorgaben verglichen werden. Projektcontrolling konzentriert sich nicht nur auf die Kontrolle der Umsetzung der Vorgaben. Darüber hinaus werden Abweichungen analysiert, mögliche Alternativen geprüft sowie Maßnahmen ergriffen, die notwendig sind, um in schwierigen Situationen gegenzusteuern oder die Ziele gegebenenfalls anzupassen.

Die Einflussfaktoren des Projektcontrollings:

Leistung: Welche Ziele sollen erreicht werden? Wird das gewünschte Ergebnis erzielt? Ist das Ergebnis deckungsgleich mit den Anforderungen des Auftraggebers?
Kosten: Welches Budget steht zur Verfügung? Decken die veranschlagten Kosten den Aufwand für das jeweilige Projekt? Bleibt das Projekt im vorgegebenen finanziellen Rahmen?
Terminvorgaben: Sind die Terminvorgaben für die jeweiligen Meilensteine realistisch? Werden die Termine eingehalten? Wird das Projekt bis zum vorgegebenen Endtermin fertiggestellt?

Projektcontrolling: Verschiedene Methoden

Das Projektcontrolling stützt sich auf verschiedene Verfahren und Methoden. Welche Methode für ein Projekt die geeignete ist, hängt von mehreren Faktoren ab, unter anderem vom Umfang und der Wichtigkeit eines Projektes, von der Größe des Unternehmens sowie des Teams sowie von relevanten Kennzahlen und Messwerten.

Diese Methoden kommen unter anderem im Projektcontrolling zum Einsatz:

Projektstrukturplan
Earned Value Analysis
Nutzwertanalyse
Ampelcontrolling

Projektstrukturplan: Mithilfe eines Projektstrukturplans (PSP) wird ein Projekt detailliert geplant. Das geschieht durch eine sorgfältige Ausarbeitung der dem Projekt zugrundeliegenden Struktur. Dazu wird das Projekt in Teilprojekte zerlegt mit den darunter liegenden Arbeitspaketen beziehungsweise Aufgaben. Durch den PSP werden die einzelnen Elemente logisch miteinander verknüpft. Gleichzeitig erleichtert er die Aufteilung der Ressourcen und eine realistische Zeitplanung.

Earned Value Analysis: Eine weitere Methode im Projektcontrolling ist die Earned Value Analysis (EVA), die insbesondere in den USA beliebt ist. Geprüft und beurteilt wird mithilfe dieser Methode der Fortschritt bis zum endgültigen Wert des Ergebnisses. Zu den Leistungsindikatoren zählen der Planwert, die Ist-Kosten und insbesondere der Fertigstellungswert (Earned Value). Vorteilhaft ist die objektive Gegenüberstellung der Deadlines mit den erbrachten Leistungen, wobei diese Methode sehr detaillierte Kenntnisse im Projektmanagement verlangt.

Nutzwertanalyse: Die Nutzwertanalyse (NWA) basiert auf einer eher subjektiven Beurteilung. Sie eignet sich insbesondere für die Wahl zwischen mehreren Alternativen, wenn rein objektive oder auch finanzielle Kriterien keine klare Entscheidung möglich machen. Mit der NWA werden insoweit die verschiedenen Alternativen im Hinblick auf die selbst gewählten Präferenzen seitens des Auftraggebers oder Projektmanagers beurteilt.

Ampelcontrolling: Das Ampelcontrolling wird auch Ampel-Methode oder Ampelsystem genannt. Der Status der Aufgaben wird anhand der drei Ampelfarben Rot, Gelb und Grün bewertet. Das Ampelcontrolling ist sehr klar in seinen Aussagen und zeigt an, an welchen Stellen der Verlauf eines Projektes kritisch werden könnte. Die Ampelphasen sind stets aktuell, sodass die am Projekt beteiligten Personen umgehend auf den neuesten Stand gebracht werden können. Insoweit eignet sich Ampelcontrolling für Projekte mit zahlreichen Deadlines.

Einfach und schnell funktioniert Projektcontrolling mit Softwareprogrammen. Projektmanagement Software ist das Band, das alles zusammenhält, sodass selbst die Umsetzung von Projekten mit geografisch weit verteilten Teams funktioniert. Projektcontrolling behält ein Projekt immer im Blick, sodass auf Abweichungen schnell reagiert werden kann. Schließlich kosten Verzögerungen Geld. Projektcontrolling hilft, dass das Projekt innerhalb der gesteckten Rahmenbedingungen erfolgreich beendet wird.