So halten Sie überzeugende Vorträge mit PowerPoint

Wer im Vertrieb und Außendienst tätig ist, muss sich verständlich machen können und im Dialog oder auch mit einem Monolog überzeugen können. Doch es kommt nicht allein auf Fähigkeiten für Gespräche mit dem Gegenüber an. Wer etwas verkaufen möchte, muss manchmal auch mit einer Präsentation oder mit einem Vortrag überzeugen. Microsofts beliebtes Programm PowerPoint kann dabei helfen, einen Vortrag wirklich spannend und interessant zu gestalten. Wenn man denn weiß, wie man es zu nutzen hat und wenn man sich nicht rein auf die Technik verlässt.

Ein schlechter Einstieg kann alles vermasseln

Wer einen Vortrag hält und vor allem, wer vorhat, damit potenzielle Kunden etwa von einem Produkt oder einer Dienstleistung zu überzeugen, der muss für konstante Aufmerksamkeit sorgen. Verliert man Zuhörer*innen irgendwann während einer Präsentation ist das natürlich ärgerlich. Wirklich dramatisch ist es aber, wenn diese von Vornherein gar nicht wirklich bei der Sache sind. Ein knackiger und spannender Einstieg in den Vortrag, der die Neugier weckt und die Zuhörer*innen fesselt, ist also essenziell.

Es gibt verschiedene Art und Weisen, wie man einen Vortrag mit der Unterstützung von PowerPoint wirkungsvoll beginnt.

So kann etwa ein gewagtes Versprechen auf der ersten Folie eingeblendet werden. Eine Steigerung des Umsatzes beispielsweise, der sich mit Hilfe des zu verkaufenden Produktes erwarten lässt. Auch wirkungsvoll sind in diesem Zusammenhang bereits bestehende Erfolge andere Kunden, die bestimmte Ziele mit dem Produkt erreicht haben.
Auch eine Wissens- oder Schätzfrage ist als Einstieg in einen Vortrag praktisch. Denn fast jedem macht es Spaß, selbst mitzuraten. Schon hat man die Aufmerksamkeit für zumindest die nächste Folie. Oder aber man klärt darüber erst am Ende des Vortrags auf – dann bleiben alle am Ball, weil sie die Auflösung gegen Ende nicht verpassen möchten.
Auch die Illustration eines bekannten Problems, eine provokante These, eine interaktive Frage oder ein beeindruckender und ungewöhnlicher Fakt sorgen dafür, dass ein Publikum die Ohren spitzt. Wer selbstbewusst genug ist und rhetorisch schon etwas Erfahrung hat, kann auch mit einem humorvollen und lockeren Spruch oder einem niveauvollen Witz beginnen. Allerdings ist hier besonders darauf zu achten, niemandem auf den Schlips zu treten. Kommunikationsexperten betonen immer wieder, dass Redner, die Witze auf Kosten anderer machen, schnell den Respekt des Publikums verlieren.

Ansprechende Folien, gebündelte Infos, überzeugende Sprache

Wer eher auf der nervösen Seite ist, wenn es ums Präsentieren und Vorträgehalten geht, dem kommen PowerPoint-Präsentationen eigentlich nur zugute. Denn die meisten Zuhörer*innen lassen sich von den Folien und deren Inhalten so einnehmen, dass der Vortragende fast schon in den Hintergrund rückt. Er übernimmt dann nur noch die Rolle des Vermittelnden und erklärt oder umreißt noch einmal genauer, was die Folien sowieso schon zeigen sollen.

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Allerdings besteht genau hier auch eine Gefahr: Folien sollten knapp gebündelt die wichtigsten Infos enthalten, aber keineswegs zu überladen sein. Dann nämlich geht alles durch den Vortragenden Gesagte schlimmstenfalls unter, weil das Publikum nur mit Lesen beschäftigt ist. Eine Folie sollte also nie vollkommen selbsterklärend sein, sondern die Rolle des Vortragenden immer noch voraussetzen. Er klärt Fragen, die eine Folie bestenfalls provoziert oder löst „Rätsel“, die ebendiese dem Publikum stellt.

Wichtig ist dabei auch, dass nicht nur der Redner eine überzeugende und klare Sprache spricht, sondern dass diese sich auch in den Folien wiederfindet. Es gibt eine Fülle von überzeugend designten und optimierten Folien für PowerPoint, an denen Experten gearbeitet haben und die schnell und unkompliziert anzupassen sind. Es lohnt sich daher kaum, viel Zeit und Mühe in eigene Designs und Folienbastelarbeiten zu stecken. Entsprechende Vorlagen sind günstig zu haben und verschaffen einem mehr Zeit, die in die Vorbereitung des eigentlichen Vortrags gesteckt werden kann.

Richtig mit Grafiken, Daten und Zahlen arbeiten

PowerPoint verleitet dazu, mit vielen Aufzählungen auf den Folien zu arbeiten. Denn wenn ein neues Element auf einer Folie erscheint, ist dies zunächst ein Textkasten, der danach schreit, mit Inhalt gefüllt zu werden. Es folgt der nächste Textkasten oder eine Aufzählung innerhalb des einen großen Kastens. Grundsätzlich sind Aufzählungen in Form von knappen Stichpunkten auch nicht gänzlich fehl am Platz.

Allerdings werden bei listenartigen Aufzählungen zwar vielleicht wichtige Punkte vermittelt, in den Hintergrund allerdings rücken Informationen zur Beziehung dieser Punkte zueinander. Um diese Beziehung deutlicher zu machen, eignen sich gute Grafiken, die mit Daten und Zahlen gefüllt werden, um einiges mehr. Für das Erstellen guter Infografiken gibt es auch wieder bestimmte Tools, die einem eine Menge Arbeit abnehmen. Doch auch Daten und Zahlen in den schönsten Grafiken können natürlich trocken und anstrengend wirken, wenn sie nicht entsprechend präsentiert und vorgestellt werden.

Ein typischer Fehler bei der Präsentation von Grafiken und Diagrammen ist es, dass Redner*innen dem Publikum die Interpretation überlassen. An einigen Stellen eines Vortrags kann es sinnvoll sein, mit den Zuhörenden zu interagieren und sie miteinzubeziehen. Geht es um konkrete Illustrationen auch komplexerer Sachverhalte, ist diese Interaktion aber fehl am Platz. Denn das Publikum soll ja in der Regel von einer Entwicklung oder von Fakten überzeugt, begeistert, verwundert oder erstaunt sein.

Die Folienüberschrift über einer Grafik kann also beispielsweise schon das Ergebnis sein oder eine Zusammenfassung des auf der Grafik gezeigten. Wichtig ist natürlich, dass die Aussagen sich als Beweis in der Grafik auch wiederfinden. Kleinste Details können dabei aber außenvorgelassen werden. Nachkommastellen etwa können mitunter abgerundet, Zwischenergebnisse weggelassen werden und so weiter. Es geht darum, kurz und bündig einen Beweis oder einen Fakt zu liefern und nicht, vollständig und umfassend aufzuklären.

Ein angemessenes Ende finden

Wie ein guter Anfang gehört zu einem überzeugenden Vortrag – egal ob mit oder ohne PowerPoint – natürlich auch ein angemessenes Ende. Sich zum Schluss lediglich für die Aufmerksamkeit der Zuhöher*innen zu bedanken, reicht nicht aus. Das Ende der Präsentation sollte vielmehr noch einmal nachwirken und im Publikum am besten eine Reaktion auslösen.

Diese Reaktion kann sein, dass über eine Behauptung noch einmal nachgedacht werden muss oder auch, dass automatisch weitere Fragen aufkommen. Natürlich ist gerade am Ende nicht für mehr Unklarheit zu sorgen als davor. Dennoch sollte der Vortragende dem Publikum die Möglichkeit geben, sich zum Präsentierten noch äußern zu können und eben auch, Verständnisfragen zu stellen oder kritische Anmerkungen zu machen.

Wichtig ist für letzteren Fall selbstverständlich, dass eine Rednerin oder ein Redner immer bestens auf sein Thema vorbereitet ist und sich auch über den Vortrag hinaus gut mit der Sache auskennt. Eine Methode, auf mögliche Fragen vorbereitet zu sein, ist es, im Voraus bereits anderen den Vortrag zu präsentieren. Dieses Testpublikum soll dann explizit auf alles hinweisen, was noch offen ist und diverse Fragen stellen. Anschließend lassen sich dann auch bisherige Unklarheiten auf den PowerPoint-Folien ergänzen und der Vortrag kann ebenfalls optimiert werden.