Projektmanagement im Sales-Team etablieren

Die teamübergreifende Zusammenarbeit im Projektmanagement und Sales ist essentiell für die Umsetzung von Projekten der Kundschaft – kann aber auch einige Hürden aufweisen. Ein Problem kann z.B. sein, dass wichtige Informationen nicht dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Das passiert beispielsweise, wenn die Kommunikation nicht geordnet abläuft.

Schnittpunkte PM und Sales

Der Vertrieb ist vor allem für die Beratung und die Angebotserstellung zuständig. Das Projektmanagement ist dann für die Ausführung des Projektes verantwortlich. Währenddessen bleibt aber der Vertrieb die kommunikative Schnittstelle zwischen Kundschaft und Projektmanagement. Genau deswegen ist es wichtig, dass der Informationsfluss gegeben ist.

Doch schon viel eher kann das Projektmanagement im Sales eingebracht werden. Denn häufig können die Beschäftigten noch weitere Fragen stellen, die die Pläne konkretisieren und Nachfragen überflüssig werden. Auch Risiken können so oftmals von vornherein besser abgeschätzt werden.

Was ist überhaupt Projektmanagement?

Das Projektmanagement ist für die Planung, Umsetzung und Koordination eines Projektes zuständig. Dabei beachtet werden müssen die Zeit, Kosten und der Umfang eines Vorhabens. Die Ressourcen und der Zeitrahmen sollen dabei nicht überschritten und die Ziele erreicht werden. Voraussetzung dafür ist die richtige Planung eines Projektes, in der all diese Faktoren berücksichtigt werden.

Was sind die Aufgaben des Vertriebs?

Zu den Aufgaben des Vertriebs gehört vor allem der Verkauf eines Produktes oder einer Dienstleistung, die Gewinnung neuer Kundschaft aber auch die Kontaktpflege zu bereits bestehenden Kundenbeziehungen gehört dazu. Auch Hilfestellungen und Lösungsansätze bei Problemen und Fragen sind Teil des Aufgabenbereichs.

Die Hauptaufgaben und Ziele sind also:

Vertragsabschluss
Akquise
Kontakt zur (potentieller) Kundschaft
Pflege der Bestandskunschaft
Ansprechperson für die Kundschaft

So unterstützt eine Projektmanagement-Software

Neben einem CRM-Tool, in dem Stammdaten sowie E-Mails hinterlegt werden können, ist ein zentrales System, wie eine Projektmanagement-Software, in der die Aufträge abgebildet und die Ausführung festgelegt wird, besonders hilfreich. So kommt nichts durcheinander. Es gibt viele verschiedene Tools, die dafür genutzt werden können, allerdings sollten die individuellen Anforderungen erfüllt sein.

Diese sind einige Funktionen, die eine Projektmanagement-Software mitbringen sollte:

Daten hinterlegen

Wie bereits erwähnt, ist der Sales die Schnittstelle zwischen Projektmanagement und Kundschaft. Darum sollten in dem Projekt auch die entsprechenden Vermerke gesetzt werden. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und alles andere sollten den Nutzenden hinzugefügt werden, sodass die wichtigen Daten direkt zur Hand sind. Auch in Projekten sollte es möglich sein, diese Informationen zu hinterlegen.

Überblick behalten

Des Weiteren muss gewährleistet sein, dass beide Abteilungen Zugriff auf den aktuellen Stand und die Zahlen haben. In einer Projektmanagement-Software sollte es einen umfassenden Überblick geben, der wichtige Daten zusammenfasst und in Echtzeit aktualisiert. Das Tool factro bietet beispielsweise eine Projektübersicht mit den zentralen KPIs. Durch Zugriffsrechte kann zudem eingestellt werden, wer das Projekt bearbeiten oder nur lesen kann. So haben alle eingebundenen Personen die Möglichkeit, mehr über den aktuellen Stand des Projektes zu erfahren.

Rückmeldung geben

Ein weiteres Feature, dass ein solches Tool mitbringen sollte, ist die Möglichkeit zu kommunizieren. Natürlich geht das auch über andere Kanäle, allerdings ist es einfacher, wenn ein Kommentar in dem dazugehörigen Projekt oder der entsprechenden Aufgabe gesetzt wird und die angesprochene Person so direkt weiß, worum es geht.

Gäste einbinden

Auch Externe sollten eingebunden werden können. Dazu zählen z.B. Personen mit Expertise, die das Projekt in bestimmten Aspekten betreuen oder auch die Auftraggebenden. So sind auch sie aktiv am Projekt beteiligt und bekommen zusätzliche Informationen. Da aber nicht alle Daten eingesehen werden dürfen, ist es wichtig, dass unterschiedliche Zugriffsrechte eingestellt werden.

Zeitplan erstellen

Für die Projektplanung ist das Gantt Chart ein hilfreiches Feature. In einem Gantt Chart werden die einzelnen Aufgaben und Pakete in der zeitlichen Reihenfolge dargestellt. Diese können zudem mit Verknüpfungen versehen werden. Die visuelle Darstellung verdeutlicht dabei den Zeitplan und Abweichungen lassen sich besser erkennen. In factro kannst Du anhand der Baseline, die den geplanten Zeitraum angibt und den tatsächlichen Zeitraum umrahmt, auf einen Blick erkennen, wo das Projekt steht.