Unter dem Begriff Bedarfsermittlung versteht man, kurz zusammengefasst, die Erhebung dessen, was man wann, wo und in welcher Menge und Qualität benötigt. Handelt es sich bei den notwendigen Gütern um verkaufsfähige Fertigprodukte, spricht man vom Primärbedarf. Der Sekundärbedarf hingegen umfasst die Materialien, die zur Herstellung der Fertigprodukte gebraucht werden, wie etwa Rohstoffe oder bestimmte Einzelteile. Hilfsstoffe, die der Herstellungsprozess fordert (z.B. Benzin oder Schmiermittel) gehören zum Tertiärbedarf. Heutzutage verläuft die Bedarfsermittlung, bzw. die Bedarfsanalyse meist IT-gestützt im Vorfeld der Produktionsplanung. Welches Verfahren für welche Prozesse angewendet werden sollte, bzw. wie sich diese auf Produktion und Verkauf verteilen, wird im Weiteren detailliert dargestellt.
Die richtige Methode finden
Zunächst gilt es, zwischen Herstellung und Verkauf zu unterscheiden. In einem Produktionsprozess wird zwischen der deterministischen, der stochastischen, der heuristischen und der regelbasierten Bedarfsermittlung unterschieden. Im Verkauf hingegen differenziert man zwischen der direkten, indirekten und erlebnisbasierten Bedarfsentwicklung.
Die deterministische Bedarfsermittlung (programmorientierte Bedarfsermittlung)
Die Planung fußt auf einem bestimmten Absatzplan, der sich aus bereits fixierten Aufträgen von Kundenseite und (möglichst verlässlichen) Prognosen zusammensetzt. Zunächst wird der Nettobedarf ermittelt, der sich aus dem Bruttobedarf abzüglich der Lagerbestände, der bereits bestellten Mengen und des zu erwartenden Ausschusses ergibt.
Die Bedarfsanalyse der Primär-, Sekundär- und Tertiärbedarfe umfasst anschließend an die Nettobedarfsermittlung die Zerlegung in sämtliche Einzelteile, die in detaillierten Arbeitsplänen, bzw. Stücklisten vermerkt sind und solcherart zur benötigten Menge der Rohstoffe, bzw. Einzelteile führen. Gut geeignete Einsatzmöglichkeiten sind sehr hochwertige Güter mit langer Wiederbeschaffungszeit. Die Vorteile liegen in der Ermöglichung geringen Lagervolumens und in der Exaktheit der Bedarfswerte. Die Nachteile hingegen sind der vergleichsweise hohe Aufwand, der durch die Pflege der Stücklisten entsteht, bzw. die relativ lange Beschaffungszeit, die bei eventuellen Zusatzbedarfen berücksichtigt werden muss.
Die stochastische Bedarfsermittlung (verbrauchsorientierte Bedarfsermittlung)
Die Informationsbasis sind die Produktions- und Verkaufsdaten aus der Vergangenheit. Zur Bedarfsanalyse werden statistische Methoden (wie etwa die lineare Regressionsanalyse oder das gleitende Mittelwertverfahren) angewendet. Die verbrauchsgesteuerte Bedarfsermittlung eignet sich vorwiegend für geringwertige Wirtschaftsgüter in Unternehmen mit umfangreichen Erfahrungswerten, d.h. einer entsprechend großen Datenbasis. Von Vorteil sind die schnelle Umsetzung der Modelle und der mögliche Verzicht auf eine genaue Programmplanung. Nachteilig ist dafür die kaum vorhandene Schwankungstoleranz und die fehlende Zukunftsorientierung.
Die heuristische Bedarfsermittlung
Diese Methode beruht auf Schätzungen durch Fachpersonal. Im Idealfall sind diese Personen sehr erfahren und vorwiegend im Dispositionsbereich tätig. Vorteilhaft sind in erster Linie die schnelle unkomplizierte Umsetzung und dass kaum zusätzliche Ressourcen für die Bedarfsanalyse freigespielt werden müssen. Die Nachteile liegen in den möglichen Prognosefehlern und der Unschärfe, die mit einer groben Schätzung einhergeht.
Die regelbasierte Bedarfsermittlung
Der ermittelte Bedarf entsteht durch eine Wenn-Dann-Beziehung, die aus einer Kundenanforderung resultiert. Sie eignet sich hervorragend für die Kombination mit der deterministischen Bedarfsermittlung. Als Paradebeispiel gilt die Autoindustrie: Wenn der Kunde eine bestimmte Sonderausstattung möchte, dann erfolgt auf den Stücklisten die entsprechende Reaktion in boolescher Form („Stück wird gebraucht oder nicht gebraucht“).
Die direkte Bedarfsermittlung
Im Feld „Bedarfsanalyse Verkauf“ ist diese Variante eine der populärsten. Sie besteht im Wesentlichen daraus, dem Kunden mehrere Fragen zu stellen, die möglichst offen gestaltet sein sollen, um solcherart die Wünsche erkennen zu können. Sind die Bedarfe des Kunden durch die offenen Fragen ermittelt, kann mit der Warenpräsentation begonnen werden. Vorteilhaft ist die Methode insofern, als dass sie relativ einfach zu erlernen ist, nachteilig aber ist die längere Dauer des Verkaufsgesprächs.
Die indirekte Bedarfsermittlung
Der Wunsch des Kunden wird erkannt, indem dessen Reaktion beim Anblick einer bestimmten Ware beobachtet wird. Das Verfahren beruht auf dem Vermögen des Verkäufers, Emotionen zu lesen. Diese Form der Bedarfsanalyse ist bei einem kleinen Sortiment vorteilhaft, der Nachteil liegt in der Abhängigkeit von der Sensibilität des Verkäufers.
Die erlebnisorientierte Bedarfsermittlung
Diese Bedarfsanalyse basiert auf der Herstellung eines guten persönlichen Kontakts zum Kunden. Kauft der Kunde beispielsweise ein Sportgerät, so kann ein Verkäufer selbiges zum Anlass nehmen, um den Kunden nach konkreten Vorhaben zur Ausübung zu fragen wie etwa „Ein Fußball? Spielen Sie bei einem Verein?“. Durch die Entwicklung eines netten Gesprächs wird der Kunde solcherart im Idealfall zum Stammkunden gemacht. Der Vorteil liegt in der leichten Umsetzbarkeit dieser Methode, der Nachteil jedoch darin, dass es manche Kunden als taktlos empfinden könnten.
Sie sehen, dass der Bedarfsermittlung große Aufmerksamkeit gewidmet werden sollte, da sich Fehler nicht immer schnell, aber trotzdem durchaus vehement bemerkbar machen können.
Wird der Bedarf in der Produktion zu niedrig geschätzt, drohen Lieferverzögerungen, die sich in Form von verärgerten Kunden, Imageschäden oder Konventionalstrafen zeigen und dem Unternehmen finanzielle Rückschläge einbringen.
Ein zu hoch geschätzter Bedarf hingegen wirkt sich zunächst nachteilig auf die Lagerkosten aus. Ist die Ware zudem auch noch verderblich, drohen hohe Materialabschreibungen und zusätzliche Entsorgungskosten. Die Wahl der genauen Methode zur Bedarfsanalyse ist nicht schwer, jedoch von großer Bedeutung. Zunächst differenziert man, ob sich die Bedarfsermittlung auf eine Produktions- oder Verkaufstätigkeit bezieht und dann entscheidet das jeweilige Sortiment über die passende Vorgehensweise in der Bedarfsanalyse.
Der Methoden-Mix
Manche Vorgehensweisen lassen sich gut miteinander kombinieren. In der Produktion eignet sich beispielsweise die heuristische Anwendung gut zur Ergänzung einer der ersten beiden genannten Möglichkeiten, im Sinne dessen, dass man zuerst deterministisch oder stochastisch bei der Bedarfsermittlung vorgeht und dann einer erfahrenen Arbeitskraft das Ergebnis präsentiert und um fachkundige Einschätzung desselben bittet.
Ebenso kann im Verkauf die Bedarfsanalyse in jedem Fall durch die Ergänzung mit der Erlebnisorientierung durchgeführt werden, unabhängig davon, ob diese nun direkt oder indirekt erfolgt. Wie immer ist aber darauf zu achten, dass die kombinierten Methoden möglichst heterogen sind, um teure und unnötige Redundanzen zu vermeiden.
© amnaj – stock.adobe.com
