Arbeiten in großen Teams – 5 Tipps für ein effizientes Vorgehen

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Auch, wenn die Modelle der New Work im Moment zunehmend die Arbeitswelt beherrschen, wird sich eines sicherlich nicht ändern: die Teamarbeit. Selbst, wenn das Team um den gesamten Globus herum verteilt remote arbeitet, weiß jede:r Arbeitgeber:in, dass es effizienter ist und bessere Ergebnisse zeitigt, auf die Schwarmintelligenz anstatt auf das Genie einer oder eines Einzelnen zu setzen.

Im Team werden individuelle Stärken und Schwächen ausbalanciert. Je größer das Team, desto stärker ist dieser Effekt. Andererseits gilt aber auch: Je größer das Team, desto komplexer ist sein Management, kurz: mit steigender Teamgröße steigen auch die Anforderungen an Abstimmung und Koordinierung. Dies kostet in der Regel Zeit, ist also nicht besonders effizient. Natürlich können allgemeine Methoden des Zeitmanagements, hier helfen, von der Bündelung gleichartiger Aufgaben bis zum bewussten Freilassen von Zeitpuffern für Unvorhergesehenes. Das effiziente Management größerer Teams verlangt jedoch nach zusätzlichen Verfahrensweisen, beispielsweise:



1. Klare Regelung von Kompetenzen

Im Team muss Klarheit darüber herrschen, wer welche Aufgabe übernimmt. Wenn jede:r annimmt, die Kolleg:innen würden die Aufgabe erledigen (und diese wiederum dasselbe annehmen), bleiben unter Umständen wesentliche Aufgaben unerledigt, da niemand sich für sie verantwortlich fühlt. Beinahe noch schlimmer ist es, wenn dieselbe Aufgabe unabhängig voneinander von zwei verschiedenen Personen bearbeitet wird, da beide annehmen, es sei ihre Aufgabe. Ein zentralgemanagter, automatischer Pool, aus dem die Aufgabe automatisch verschwindet, sobald sie bearbeitet wird, schafft hier Abhilfe. Ebenso eine automatische Kennzeichnung von Aufgaben, deren Erledigungszeit beinahe abgelaufen ist, die bisher aber noch von niemandem angefasst wurden. Sinnvoll ist es, die einzelnen Aufgaben gemäß der individuellen Fähigkeiten, Talente und Neigungen der einzelnen Teammitglieder zu verteilen – schließlich wird eine Aufgabe, die einem liegt, schneller und besser erledigt als eine, mit der man sich schwer tut.

2. Zieldefinition durch Vorausplanung und Erfolgsmonitoring

Ebenso sollte jedem einzelnen Teammitglied bewusst sein, welche (Etappen-)Ziele bis wann erreicht werden müssen – und was seine Aufgabe daran ist. Es ist genau zu definieren, bis wann welche Aufgabe zu erledigen ist. Dies mag anfänglich eine akribischere – und damit etwas zeitintensivere – Planungsetappe bedeuten, zahlt sich jedoch bei der Umsetzung bzw. Abarbeitung der Aufgaben aus. Nicht zuletzt sorgen planmäßig erreichte (Etappen-)Ziele für eine höhere Motivation im Team, da die gemeinsame Arbeit sichtbare Erfolge zeitigt. Die klare, von jedem nachvollziehbare Zieldefinition verhindert auch, dass sich ein Team in ständig wiederholenden, unproduktiven Meetings damit befasst, wo man steht und was nun folgt. Idealerweise sind sämtliche Etappen volltransparent digital für jedes einzelne Teammitglied einsehbar.

3. Flexibel bleiben

Trotz der besten Vorausplanung kann im Arbeitsleben immer Unvorhergesehenes passieren. Wer sein Team-Projekt von Anfang an mit einer Softwarelösung angelegt hat, die Raum für das Hinzufügen einzelner Vorgänge zum Projekt lässt und den neuen Zeithorizont der einzelnen Aufgaben automatisch berechnet und transparent darstellt, zieht seine Mitarbeiter:innen viel schneller mit. Als Teamleiter:in wiederum ist es so möglich, sich auf einen Blick über den Projektfortschritt zu informieren und sofort zu sehen, welche Aufgaben noch dringend zu erledigen sind. So lassen sich Ressourcen ideal nutzen – beispielsweise, indem dem Team vorübergehend teamfremde Mitglieder zugefügt werden, um das Ziel unter den neuen Voraussetzungen rechtzeitig zu erreichen.

4. Nahtlose Übergaben ermöglichen

Gerade in einem großen Team, wo der Team- oder Projektleiter im Regelfalle nicht auf dem Schirm hat, woran das einzelne Teammitglied in dieser Minute arbeitet, ist es von entscheidender Bedeutung, den Arbeitsfortschritt samt seiner Historie mit nur wenigen Klicks einsehen zu können. Fällt ein Teammitglied unerwartet aus, beispielsweise durch Unfall, Erkrankung oder Kündigung, lässt sich nachvollziehen, auf welchem Bearbeitungsstand die Aufgabe abgebrochen wurde, welche Dokumente verschickt bzw. noch nicht verschickt, welche Anrufe getätigt wurden. Somit kann ein neues Teammitglied – oder notfalls der oder die Teamleiter:in selbst – genau dort weitermachen, wo der ausgeschiedene Mitarbeitende aufgehört hat. Der unnötige Aufwand sowie die potenzielle Ungenauigkeit, die persönliche Arbeitsübergaben oftmals mit sich bringen, entfällt.



5. Teambuilding – gemeinsame Aktivitäten

Es ist kein Geheimnis mehr: Je besser ein Team harmoniert, je mehr es das Gefühl hat, an einem Strang zu ziehen, desto effizienter löst es seine Aufgaben. Wenn sich die Teammitglieder zusammengehörig fühlen, wird es nicht zu internen Querelen kommen, indem beispielweise Teammitglied A dem Teammitglied B absichtlich wichtige Informationen vorhält. Dies mag zwar kurzfristig Teammitglied B schlecht dastehen lassen, langfristig gefährdet es jedoch den Erfolg des gesamten Projekts. Es hängt nicht zuletzt von der menschlichen Ebene ab, wie gut oder schlecht gemeinsame Ziele erreicht werden. Gezielt das Gemeinschaftsgefühl stärken lässt sich ideal mit gemeinsamen Aktivitäten, die auch außerhalb des Arbeitsplatzes stattfinden. Dabei sollte das Elternteil, das in der Regel pünktlich gehen muss, um seinen Nachwuchs aus der Kita abzuholen, ebenso berücksichtigt werden wie der oder die Heimarbeiter:in, die sich oftmals ohnehin ausgeschlossen fühlt. Ein gemeinsames Frühstück vor Arbeitsbeginn oder im morgendlichen Teammeeting bindet die Erstgenannten ein, während ein abendliches Online-Spiel, dem man auch von Zuhause gleichberechtigt nachgehen kann, die Interessen der Letztgenannten berücksichtigt.

© ivanko80 – stock.adobe.com

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