Angebotsmanagement Definition
Innerhalb der industriellen Produktion gilt das Angebotsmanagement als zentraler Aufgabenbereich zur Erfüllung der Leistungsverpflichtung. Es stellt das Bindeglied zwischen den externen Informationen und deren interner Umsetzung dar, indem es die vom Markt induzierten Antragen und Aufträge in konkrete innerbetriebliche Vorgaben und Handlungsweisen umwandelt.
Folglich tangiert das Angebotsmanagement Definition nahezu sämtliche Unternehmensbereiche, die entweder mit der unmittelbaren Leistungserstellung befasst sind oder für die, als angrenzende administrative Bereiche, entsprechende Daten und Kontrollinformationen bereitzustellen sind.
Somit umfasst das Angebotsmanagement Definition sämtliche kaufmännisch-administrativen und technisch-operativen Aktivitäten entlang der innerbetrieblichen Wertschöpfungskette, die für das Anfragemanagement sowie zur Erledigung eines sich unter Umständen ergebenden Auftrages notwendig sind.
Die Aufgaben für das kaufmännische Angebotsmanagement umfassen die Kalkulation, den Einkauf sowie die Finanzbuchhaltung. Dem technischen Angebotsmanagement hingegen werden die Unternehmensbereiche Konstruktion, Arbeitsvorbereitung, Beschaffung, Fertigung und Montage zugeordnet.
Aufgrund der zunehmenden Prozess- und Kundenorientierung werden darüber hinaus der Vertrieb sowie der Versand ebenfalls dem technischen Angebotsmanagement zugerechnet.
Der Angebotsmanagement Prozess
Den Ausgangspunkt für den Angebotsmanagement Prozess bildet im Allgemeinen die Anfrage des Kunden hinsichtlich eines von ihm gewünschten Produkts. Diese stellt die Eingangsinformation für den Teilprozess des Angebotsmanagements dar. Das Ergebnis der in diesem Schritt durchzuführenden Arbeiten ist das an den Kunden zu übermittelnde Angebot. Auf das Angebotsmanagement folgt im Fall einer Auftragserteilung des Kunden und der Auftragsannahme durch das Unternehmen die Auftragsbearbeitung. Hier findet die eigentliche Leistungserstellung statt, das heißt die Produktion des Produkts.
Das Angebotsmanagement ist für die präzise Erfassung des Kundenbedarfs und die Entwicklung einer vom Unternehmen realisierbaren Problemlösung verantwortlich.
Diese ist anschließend in Form eines Angebots zu dokumentieren und an den Kunden zu übergeben. Entsprechend dem aufgezeigten Handlungsfeld wird unter dem Angebotsmanagement ein Prozess verstanden, der bei vorliegender Anfrage eines potentiellen Kunden zur Erstellung eines vollständigen individuellen Angebots innerhalb eines Unternehmens oder einer Anbieterkoalition führt.
Die schnelle und vollständige Erstellung der Angebotsunterlagen bedingt die hohe Verfügbarkeit von produkt- und prozessspezifischen Informationen unterschiedlichster Art. So sind beispielsweise zur inhaltlichen Gestaltung des Angebots bei Bedarf die Entwicklung und die Konstruktion mit einzubeziehen oder es ist aufgrund der gewünschten Produkteigenschaften erforderlich, Auskünfte aus dem externen Beschaffungsmarkt im Angebotsprozess zu berücksichtigen. Um die Befriedigung dieser Informationsbedarfe zu gewährleisten, muss dementsprechend das Angebotsmanagement intensive Austauschbeziehungen zu zahlreichen Informationsquellen aus dem direkten Unternehmens- und Marktumfeld unterhalten. Es gilt, die zur Erstellung der Angebotsunterlagen erforderlichen Informationsflüsse optimal zu gestalten und somit die Kosten für das Angebotsmanagement zu minimieren, um das Anfragemanagement effizient und erfolgreich bei der Bearbeitung der aufgenommenen Kundenanfragen gestalten zu können.
Die Umsetzung der Anfrage eines potentiellen Kunden in ein Angebot innerhalb des vertrieblichen Angebotsprozesses erfordert die Durchführung verschiedener bereichsübergreifender Tätigkeiten, die den drei Hauptphasen im Angebotsmanagement – Angebotsvorbereitung, Angebotserstellung sowie Angebotsnachbearbeitung – zugeordnet werden können.
1. Elemente Angebotsmanagement Prozess
1.1 Phase der Angebotsvorbereitung
Die Angebotsvorbereitung stellt die erste Phase der Angebotsbearbeitung dar und umfasst die Tätigkeiten zur Erfassung der vom Kunden gewünschten Produktspezifikation sowie deren Bewertung hinsichtlich der wirtschaftlichen Realisierbarkeit mit dem im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen. Sie setzt sich demzufolge aus den beiden Teilprozessen der Anfrageerfassung und der Anfragebewertung zusammen.
1.2 Phase der Angebotserstellung
Die zweite Phase für das Angebotsmanagement wird als Angebotserstellung bezeichnet. Das Aufgabengebiet umfasst dabei sämtliche Tätigkeiten von der Initiierung der technischen Lösungsfindung über die Ermittlung des Liefertermins, die finanzielle Kalkulation und Preisbestimmung sowie die juristische Abklärung bis hin zur finalen Erstellung der an den Kunden zu übermittelnden gesammelten Angebotsdokumentation.
1.3 Phase der Angebotsnachbereitung
Die Angebotsnachbereitung stellt die letzte Phase für das Angebotsmanagement dar. Durch eine zielgerichtete Nachverfolgung können Rückfragen vom potentiellen Kunden zum Angebotsinhalt schneller geklärt werden und es können neue Wünsche aufgenommen sowie Änderungen gegebenenfalls eingearbeitet werden. Darüber hinaus ermöglicht der Kontakt zum Interessenten, Informationen über den aktuellen Bearbeitungstand des Angebots zu gewinnen. Die Kundenbeziehung muss hierbei mindestens so lange aufrechterhalten werden, bis eine Zu- oder Absage eingeht. Im Idealfall werden die gewonnenen Informationen im Rahmen der Auswertung und Datenpflege analysiert, um Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens zu erkennen und das Angebotsmanagement zu optimieren.
2. Systemüberblick Angebotsmanagement Software
Je nach Funktionsumfang des implementierten Softwarepakets kann dabei ein Leistungsspektrum von der alleinigen Verwaltung der Kundendaten bis hin zur Erstellung, Übermittlung und Nachverfolgung der Angebote abgedeckt werden.
Das Customer Relationship Management (CRM) beziehungsweise das Management von Kundenbeziehungen kann als eine Strategie angesehen werden, die konsequent die Ausrichtung des Unternehmens auf den Kunden und seine Bedürfnisse verfolgt.
Unabhängig von der spezifischen Ausprägung der Angebotsmanagement Software können vier Hauptzielrichtungen, die mit dem Einsatz dieser Systeme verfolgt werden, identifiziert werden:
(1) Erstellung innovativer Leistungsangebote für den Kunden,
(2) Optimierung der Geschäftsprozesse im Kundenmanagement,
(3) Verbesserung der Analyse der Kundendaten,
(4) Unterstützung neuer Marketing-/Vertriebsinstrumente.
3. Fazit
Eine zentrale Rolle innerhalb der Auftragsabwicklung für kundenindividuelle Produkte wird von dem im Vertrieb angesiedelten Prozess Angebotsmanagement eingenommen. Die Zusammenfassung der in den Teilprozessen Angebotsmanagement erarbeiteten Daten zur technischen Lösung, der Preis- und Termininformation sowie der Liefer- und Geschäftsbedingungen stellt das Angebot dar. Es wird nach Abschluss dieses vertrieblichen Geschäftsprozesses an den Kunden übermittelt.
Der Einsatz von Angebotsmanagement Software kann dazu beitragen, das übergeordnete Ziel einer effizienten und erfolgreichen Bearbeitung der eingehenden Kundenanfragen zu realisieren. Hier stehen eine Vielzahl unterschiedlicher Softwaresysteme zur Auswahl, deren Funktionalitäten von der Unterstützung einzelner Aufgaben für das Angebotsmanagement bis hin zur vollständigen Abdeckung des gesamten Prozesses reichen.
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