Strategischer Einkauf – Definition

“Der Gewinn liegt im Einkauf”, so lautet eine oft genutzte Aussage in der Geschäftswelt. Für eben diesen Gewinn ist meist ein strategischer Einkauf notwendig und stellt in Unternehmen inzwischen eine zentrale Funktion dar. Nachfolgend finden Sie tiefergehende Informationen zum Einkauf.

Der Einkäufer auf dem Weg vom Händler zum Prozessberater „Strategischer Einkauf“

Der Einkauf entwickelt sich immer mehr zum modernen Einkaufsmanagement. Diese individuelle, wachstumsbedingte Entwicklung deckt sich sehr gut mit der historischen Entwicklung der Einkaufsprozesse.

Klassischer Einkauf

Der Einkäufer ist ein klassischer Händler oder Kaufmann. Er betreut eine überschaubare Anzahl von Lieferanten und Produkten. Diese klassische Form findet sich heute noch in kleinen Unternehmen beziehungsweise in Unternehmen mit einem geringen Anteil an Kaufteilen oder in Branchen, die dem Wettbewerb wenig ausgesetzt sind.

Einkaufsabteilung

Charakteristisch für die Einkaufsabteilung ist eine operative, stark hierarchische Struktur für umfangreiche und vielfältige Beschaffungsabläufe. Der Einkaufsleiter arbeitet als Manager und alleiniger Verhandlungsführer. Die Verhandlungsstrategie beruht vornehmlich auf taktischem Verhalten und Macht. Der operative Erfolg basiert aber dennoch auf langfristigen Partnerschaften. Diese entstehen durch das natürliche Wachstum von Unternehmen und des Umfangs der Beschaffungsprozesse.
Dem wachsenden Arbeitsumfang der Einkäufer wird begegnet, indem operative Hilfskräfte eingesetzt werden, um die Kapazität zu erhöhen. Diese im Handwerk und bei kleinen oder mittleren Unternehmen häufige Strategie nutzt jedoch meist keine systematischen und modernen Einkaufsmethode. Das Selbstverständnis des Einkaufs, der Stellenwert und die Strategie des Einkaufs im Unternehmen sowie die fehlende fachliche Kompetenz der Mitarbeiter verhindern in der Praxis meist die Nutzung vorhandener Potentiale. Die in der Regel punktuell umgesetzten Verbesserungen erbringen aufgrund der fehlenden Basis meist nur geringen Fortschritt in der Gesamteffizienz.

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Spezialisierung im Einkauf: Strategischer Einkauf, operativer Einkauf und dispositiver Einkauf (= Supply Chain Management)

Ein nächster Entwicklungsschritt ist die Spezialisierung und oft auch die Aufsplittung des Einkaufs, nicht selten auch durch hierarchische und räumliche Trennung.
– Der Bereich operativer Einkauf wandert teils in die Verantwortung der Produktion, der Logistik oder des Vertriebs.
– Operativer Einkauf übernimmt kontinuierliche und routinemäßige Einkaufsarbeiten und die Konditionshoheit beziehungsweise Konditionspflege.
– Übergeordnete strategische Aufgaben (Beschaffungsmarktforschung, Wertanalyse, Preisentwicklung, Kennzahlen usw.) werden in den Bereich „strategischer Einkauf“ ausgegliedert.

Vor allem bei größeren Unternehmen und in Konzernen führt dies zu immer weiter differenzierter Spezialisierung innerhalb der aufgesplitteten Einkaufsabteilung. So liefern einige Einkäufer die Wertanalyse als Dienstleistung für die gesamte Abteilung oder auch übergeordnet für verschiedene Produktbereiche. Spezielle Produkte, Kunden oder Marktanforderungen werden durch spezialisierte Einkäufer abgedeckt, beispielsweise:
– Materialgruppen oder Lieferantenstrukturen,
– Verbrauchsgüter,
– DIN- und Normteile,
– C-Teile,
– Materialgruppen: Guss, Spritzguss, Bearbeiter, Oberflächen, Elektrotechnik,
– Investitionsgüter: Maschinen und Anlagen, Fahrzeuge usw.,
– Gemeinkostengüter,
– Dienstleistungen,
– Kundenproduktstrukturen,
– Spezialwerkstoffe (Material, Funktion),
– Global Sourcing,
– Projekteinkauf „Strategischer Einkauf“,
– Änderungsmanagement,
– Lieferantenmanagement „Strategischer Einkauf“,
– Einkaufsvolumen oder -kategorie (Renner, Ersatzteil usw.).

Die Spezialisierung und Differenzierung der Funktionen geht bei großen Unternehmen nicht selten mit einer räumlichen Trennung der Fachbereiche und dem Anwachsen von Schnittstellenproblemen im Bereich „Strategischer Einkauf“ einher. Matrixfuktionale Systeme sind dann nötig, damit die Vorteile nicht überkompensiert werden.
Matrixfunktionen werden durch überlagerte gleichzeitige Funktonen einzelner Personen sowie zusätzliche Reporting- beziehungsweise Meetingkonzepte im Bereich „strategischer Einkauf“ realisiert. So kann ein Einkäufer für eine Materialgruppe „Strategischer Einkauf“, eine Lieferantengruppe „Strategischer Einkauf“ und gleichzeitig für einen Kundenbereich „Strategischer Einkauf“ verantwortlich sein.

Strategischer Einkauf und Zielsetzungen des Lieferantenmanagements

Die strategischen Ziele des Lieferantenmanagements sollen die Leistung der Lieferanten vergleichbar machen, Optimierungspotentiale aufdecken, die Leistung der Lieferanten erhöhen und Einkaufskosten reduzieren. Außerdem zielt das Management der Lieferanten darauf ab, den Zugang zu Innovationen zu sichern.
Oftmals müssen Innovationen aus der unternehmensexternen Lieferkette gedeckt werden, weil die internen Ressourcen eines Unternehmens zu knapp für eine unternehmensinterne Versorgung sind. Deshalb müssen Unternehmen den Markt ständig beobachten und durch Lieferantenmanagement Kontakte zu innovativen Lieferanten herstellen.
Durch ein strukturiertes Lieferantenmanagement wird mehr Transparenz im Umgang mit Lieferanten erreicht. Eine einheitliche Verfahrensweise beim Einkauf und ein zentraler Informationspool kann die Kommunikation zu den Lieferanten steuern.
Die eigene Produktqualität kann durch die Wahl der am besten geeigneten Lieferanten gewährleistet oder sogar erhöht werden. Zuliefererbetriebe gewinnen immer mehr an Einfluss auf die Produktqualität ihrer Abnehmer durch sich verringernde Leistungstiefen und die Konzentration auf Kernkompetenzen.

Strategischer Einkauf versus Projekteinkauf

Der Projekteinkauf wird entweder an den strategischen Einkauf angelehnt oder gehört organisatorisch dazu. Er ist aber speziell für alle Einkaufsmaßnahmen innerhalb eines spezifischen Projektes zuständig. Er betreut ein Projekt im Rahmen des Einkaufs von der Startphase bis zur Serienreife, beispielsweise beim Bau einer neuen Fabrik oder Entwicklung einer neuen Maschine.

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