Der Einkauf eines Unternehmens kümmert sich im Wesentlichen um die rechtzeitige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die zum Beispiel für die Produktion von Gütern oder zur Sicherstellung der Funktion des Unternehmens notwendig sind. Bei der genauen Definition und Aufgabenverteilung unterscheidet man zwischen dem operativen Einkauf und dem strategischen Einkauf. Welche Funktionen ein operativer Einkauf inne hat, mit welchen spannenden Aufgaben er sich befasst und wie ein operativer Einkauf sich vom strategischen Einkauf unterscheidet, erfahren Sie hier!
1. Operativer Einkauf: Definition und Bedeutung
Ein operativer Einkauf erfüllt das Tagesgeschäft eines Einkaufs, indem er sich um die administrativen und ausführenden Einkaufstätigkeiten kümmert. Somit ist ein operativer Einkauf für die fortwährende Bedarfsdeckung eines Unternehmens zuständig. Dies betrifft zum einem die Waren oder Dienstleistungen, mit denen ein Unternehmen handelt (entweder im B2B- oder B2C-Geschäft) und zum anderen die Produkte und Services, die für die Mitarbeiter notwendig sind, um ihren Aufgaben nachzukommen (wie zum Beispiel Schreibtisch in den Büros). Somit ist die Funktion des operativen Einkaufs eine ganz grundlegende.
2. Operativer Einkauf: Funktionsweise
Meist geleitet von einem Einkaufsleiter, gliedert sich ein operativer Einkauf in verschiedene spezialisierte Teams oder (je nach Unternehmensstruktur) sogar in mehrere Abteilungen. Angeleitet vom Leiter und in konstanter Zusammenarbeit mit dem strategischen Einkauf, beschafft ein operativer Einkauf alle notwendigen Güter und nutzt dafür verschiedenste Bezugsquellen.
Als Bezugsquellen für Waren und Dienstleistungen sind im Allgemeinen der nationale Markt, internationale Märkte und das eigene Unternehmen zu nennen. Gerade in großen Unternehmen kommt es häufig zu einer Kombination der verschiedenen Bezugsquellen. So können beispielsweise für die Herstellung eines Produkts verschiedene Zubehörteile aus dem In- und Ausland beschaffen werden, während ein inländisches Sub-Unternehmen die Herstellung des Produkts übernimmt.
3. Operativer Einkauf: Aufgaben operativer Einkauf, Einkaufsprozess und Tools
Aufgaben operativer Einkauf
Ein operativer Einkäufer befindet sich mitten im lebhaften Tagesgeschäft. Meetings mit den Lieferanten und Dienstleistern, Begutachtung von Musterware, Bestellungen, Reklamationen, Retourenabwicklung und Absprachen bezüglich der Liefertermine stehen je nach Unternehmensart für sie an der Tagesordnung. Auch Gespräche mit dem Zoll sind nicht unüblich, wenn Waren von ausländischen Märkten geordert wurden.
Ein operativer Einkauf muss sich immer wieder besonderen Herausforderungen stellen. So führte beispielsweise die Corona-Krise zu erheblichen Lieferschwierigkeiten von Produkten aus dem asiatischen Raum. In diesen Fällen muss ein operativer Einkauf eines Unternehmens flexibel reagieren und stets in der Lage sein, umzudisponieren.
Aufgaben operativer Einkauf: Tools
Auch im Einkauf hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten. Daher verwundert es nicht, dass viele Prozesse mittlerweile (nahezu) vollständig online abgebildet werden. Dies erleichtert zahlreiche Arbeitsprozesse, indem es beispielsweise den Zugriff auf Daten vom Büro des Lieferanten heraus ermöglicht. Besonders hervorzuheben ist natürlich auch die effektive Kommunikation über Kontinente hinweg, welche so manche beschwerliche Geschäftsreise überflüssig macht. Zu den Tools der operativen Einkäufer zählen Tabellenkalkulationen, Warenwirtschaftssysteme, welche individuell auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten werden können, sowie Mails und natürlich (Video-)Telefonie.
Operativer Einkaufsprozess in Phasen
Ein operativer Einkaufsprozess besteht aus verschiedenen Phasen. An erster Stelle steht hier die Bedarfsermittlung. Ist diese erfolgt, macht sich ein operativer Einkäufer an die Auswahl passender Lieferanten – häufig ein langwieriger Prozess! Anschließend geht ein operativer Einkauf in die Verhandlungen, denn die Wirtschaftlichkeit von Preisen und Lieferkonditionen im Verhältnis zur Ware/Dienstleistung muss ermittelt werden. Wurde eine Einigung erzielt, geht es an die Festlegung der Bestellmenge. Außerdem müssen die Anforderungen des Lagers bezüglich Anlieferung und Terminierung beachtet und an den Lieferanten kommuniziert werden. Dann erfolgt die Auftragserteilung und das Warten auf die Ware/die Erfüllung der Dienstleistung beginnt. Wurde die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht, werden sie gründlich geprüft. Verlief die Prüfung positiv, wird die Zahlung veranlasst und das Prozedere kann von vorne beginnen!
4. Ziele operativer Einkauf
Das Ziel eines operativen Einkaufs ist die Sicherstellung der Versorgung unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit. Um diese Anforderung zu erfüllen, können von Unternehmen zu Unternehmen ganz unterschiedliche Optionen die Lösung sein. Sowohl die Implementierung eines zentralen als auch eines dezentralen Einkaufs hat seine Vor- und Nachteile. Für den zentralen Einkauf sprechen Dinge wie die mögliche Erzielung eines günstigeren Preises bei der Beschaffung hoher Stückzahlen (Daumenregel: Mit einer Verdopplung des Einkaufsvolumens kann eine 10-prozentige Reduzierung der Materialkosteneinhergehen). Wohingegen ein dezentraler Einkauf möglicherweise mit einem zielgenaueren Einkauf punkten kann, da er die tatsächlichen Bedürfnisse feiner ermitteln kann.
5. Operativer Einkauf: Abgrenzung zum strategischen Einkauf
Die Abgrenzung vom strategischen Einkauf ist nicht immer einfach. Der strategische Einkauf ist zuständig für die Umsetzung der Unternehmensstrategie innerhalb des Einkaufs und steuert somit die Geschehnisse im operativ tätigen Einkauf mit. Seine Aufgaben beinhalten die Situations- und Bedarfsanalyse sowie die Einkaufsmarktanalyse. Auch beschäftigt er sich mit der Aufrechterhaltung von Lieferketten, der Ermittlung neuer Warengruppen (oder der Eliminierung bestehender Warengruppen), mit logistischen Fragen und schlussendlich der immer währenden Prozessoptimierung in den verschiedenen Bereichen des Einkaufs. Doch auch an der Auswahl und Analyse der Lieferanten und der Bestellabwicklung kann der strategische Einkauf beteiligt sein. Operativer Einkauf und strategischer Einkauf haben also auch Gemeinsamkeiten und sind nicht immer klar voneinander trennbar. Dies macht einen ständigen Austausch beider Abteilungen miteinander unabdingbar!
Fazit: operativer Einkauf zusammengefasst
Wenn man im Einkauf operativ tätig ist, erwartet einen ein abwechslungsreiches und vielseitiges Arbeitsumfeld mit viel Verantwortung. Tabellenkalkulationen und der Umgang mit Warenwirtschaftssystemen machen den Beruf besonders für zahlenaffine Menschen interessant. Da ein operativer Einkäufer sich immer wieder auf neue Situationen einlassen muss, ist auch ein hohes Maß an Flexibilität wichtig. Besonders spannend sind die Verhandlungen mit den Lieferanten, in denen sicheres Auftreten gefragt ist. Schlussendlich handelt es sich um ein Berufsfeld mit hoher Verantwortung, da die Versorgung des Unternehmens in der Hand derer liegt, die den Einkauf operativ unterstützen.
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