Es gibt tatsächlich immer noch Unternehmer, die ihr Kassenbuch mit der Hand schreiben. Wenn es im Betrieb nur wenige Geschäftsvorfälle gibt, ist das in der Regel auch ausreichend. Allerdings muss auch dann der Bestand später manuell in das Hauptbuch übertragen werden. Im Bürofachhandel gibt es immer noch fertig gebundene Kassenbücher für händische Aufzeichnungen zu kaufen. Im Zeitalter der Digitalisierung empfiehlt es sich jedoch, auf eine elektronische Lösung zu vertrauen. Doch welche Vorteile bringt das digitale Kassenbuch tatsächlich in der Praxis und welche Vorgaben macht der Gesetzgeber dabei? Die Antworten darauf gibt es in diesem Artikel.
Worum handelt es sich bei einem Kassenbuch?
Ein Kassenbuch dient dazu, alle Geschäftsfälle in einem Unternehmen festzuhalten, die mit einer Barzahlung verbunden sind. Zu jedem dieser Bargeschäfte muss zudem ein Beleg existieren, der dem Geschäftsvorfall eindeutig zugeordnet werden kann.
Das Kassenbuch gibt einen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben sowie dem aktuellen Bestand an Bargeld, der sich in der Kasse befindet.
Nicht alle Unternehmer sind dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Die genauen Vorgaben dazu finden sich in den Paragrafen 238 bis 241 im Handelsgesetzbuch (HGB). Vor allem in bargeldintensiven Branchen wie beispielsweise im Einzelhandel oder im Taxigewerbe ist es allerdings auch ohne gesetzliche Verpflichtung ratsam, freiwillige ein Kassenbuch zu führen, um den Überblick über den Kassenbestand zu bewahren.
Grundsätzlich gibt es vom Gesetzgeber keine Vorgaben dazu, ob das Kassenbuch handschriftlich geführt wird oder ob dabei ein digitales Kassenbuch zum Einsatz kommt. Im HGB und in der Abgabenordnung (AO) gibt es allerdings Vorgaben, die in jedem Fall eingehalten werden müssen.
Die wichtigsten Vorgaben bei der Führung eines digitalen Kassenbuchs
Die Aufzeichnungen in einem Kassenbuch müssen so erfasst werden, dass sie im Nachhinein nicht verändert werden können. Genau aus diesem Grund ist es auch nicht zulässig, das Kassenbuch in MS Excel zu führen.
Im elektronischen Kassenbuch müssen alle Kassenbewegungen erfasst werden. Das betrifft alle Verkäufe, Einkäufe, Privatentnahmen, Einlagen sowie Bankbewegungen von und in die Kasse des Unternehmens. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung muss für jeden Eintrag im Kassenbuch ein Kassenzettel, eine Quittung oder eine Rechnung vorliegen.
Aus dem Buchungstext muss klar hervorgehen, worum es sich beim jeweiligen Geschäftsvorfall handelt. Zudem müssen alle Kasseneingaben einzeln aufgezeichnet werden. Ein sachverständiger Dritter wie beispielsweise ein Steuerberater muss dazu in der Lage sein, die Einträge in angemessener Zeit nachvollziehen zu können.
In der Abgabenordnung ist festgeschrieben, dass die Aufzeichnungen im Kassenbuch täglich geführt werden müssen. Darüber hinaus müssen die Einträge chronologisch geordnet sein. Beim digitalen Kassenbuch erfolgt das durch einen eindeutigen Zeitstempel beim jeweiligen Eintrag.
Darüber hinaus gibt es in Deutschland die Verpflichtung, das Kassenbuch in deutscher Sprache zu führen.
Welche Vorteile bringt ein digitales Kassenbuch?
Wer sein Zeit- und Selbstmanagement optimieren möchte, sollte auch ein digitales Kassenbuch führen. Denn eine moderne Kassenbuch-Software ist ohne jeden Zweifel die effizienteste Methode und bietet gegenüber dem Kassenbuch in Papierform zahlreiche Vorteile.
Dazu gehört vor allem, dass das digitale Kassenbuch durch entsprechende Schnittstellen an weitere betriebliche Systeme wie die Buchführung, das Online Banking oder die Warenwirtschaft angebunden werden kann.
Bei der digitalen Übertragung der Informationen kommt es dabei zu keinen Übertragungsfehlern. Zudem stehen die Buchungen unmittelbar für die Datenanalyse zur Verfügung. So besteht jederzeit und ohne Verzögerung ein aktueller Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens und dessen Liquidität.
Die Geschäftsfälle werden automatisch erfasst und es liegen nicht überall lose Blätter herum. Stornierungen müssen im digitalen Kassenbuch nicht per Hand markiert werden, sondern werden vom System automatisch gekennzeichnet und sind dadurch jederzeit nachvollziehbar.
Zudem bieten digitale Kassenbücher den großen Vorteil, jeweils auf dem aktuellen gesetzlichen Stand zu sein, denn entsprechende Updates werden von den Software-Herstellern automatisch eingespielt. Das war beispielsweise im Jahr 2020 erforderlich, als der Gesetzgeber die Anforderungen für Kassensysteme wesentlich verschärfte.
