Zeitmanagement Methoden – Tipps für den Vertrieb

Timemanagement

Zeitmanagement im Vertrieb – 6 wertvolle Tipps

Vertriebler gelten allgemein als vielbeschäftigte Menschen. Es ist die Vielseitigkeit ihrer Aufgaben, die leicht dazu führt, dass Verkäufer ihr Zeitmanagement aus den Augen zu verlieren. Auch lassen sich gerade im Vertrieb die Zeiträume für bestimmte Aufgaben nicht immer vorher genau einplanen. Kein Vertriebler wird im Außendienst einfach mitten im Kundengespräch aufstehen, weil die dafür vorher eingeplante Zeit aus seiner Sicht verstrichen ist. Sie sind im Vertrieb deshalb auf ein geschicktes und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Zeitmanagement angewiesen. Worauf kommt es dabei an?

Fokus und Priorität sind alles

Über dem Zeit- und Selbstmanagement im Vertrieb steht die Prämisse, dass Aufgaben priorisiert und fokussiert erledigt werden. Verkaufen heißt immer persönliche Performance. Das gilt jedenfalls für den so wichtigen und unverzichtbaren Kontakt zum Kunden. Im Kundenkontakt entscheidet sich, ob verkauft wird. Deshalb kann nur ein konzentrierter und innerlich organisierter Verkäufer erfolgreich sein. Man kann das Priorisieren und das Fokussieren in entsprechenden Seminaren erlernen.

Zeitplanung

Folgende Tipps können ebenfalls die inneren und äußeren Bedingungen für einen gelungenen Verkauf unterstützen:

1. Gleichartige Aufgaben bündeln

Unterbrechungen sind für fokussiertes Arbeiten schlecht. Wer im Vertrieb konzentriert und fokussiert arbeiten will, bündelt gleichartige Aufgaben zu Blöcken. Beispielsweise sollten telefonische Kundengespräche, die für den Vormittag anstehen, in einem Block abgearbeitet werden. Unterbrechungen durch E-Mails oder Besuche anderer Mitarbeiter sollten in diesem Zeitraum abgeblockt werden. Auch Kundenbesuche können geschickt so eingeplant werden, dass sich mehrere der Kundengespräche in einem Zeitblck erledigen lassen. Der Vorteil der Bündelung darin, dass die Konzentration auf einer Art von Tätigkeit liegt.

2. Nicht die gesamte Zeit verplanen

Da gerade Verkäufer den Verlauf von Begegnungen mit Kunden und den Zeitverbrauch von Kundengesprächen nicht immer genau vorhersagen können, müssen Zeitpuffer geschaffen werden. Damit lässt sich verhindern, dass zu viel Druck entsteht, wenn sich eine Aufgabe zu zeitnah an eine andere Aufgabe anschließt. Auch Zeitpuffer sorgen dafür, dass der Fokus bei der jeweiligen Tätigkeit und vor allem Kundenkontakt immer erhalten bleibt.

3. Prioritäten setzen

Die Priorisierung von Aufgaben und Tätigkeitsbereichen spielt im Selbst- und Zeitmanagement immer eine Rolle. Vertriebler können aber überhaupt nicht auf eine Priorisierung verzichten. Dabei kann es interessant sein, diese Priorisierung primär nicht unbedingt auf den Tagesablauf, sondern beispielsweise auf mehrere Tage oder eine Woche anzuwenden. Ergeben sich so im Laufe eines Tages unerwartete Entwicklungen, die Zeiten wegfressen, lässt sich immer noch ein Wochenplaneinheiten als Erfolg verbuchen. Zusammen mit den unter Punkt 2 genannten Zeitreserven lässt sich auch so verhindern, dass übermäßiger Druck und damit auch die Gefahr der Verzettelung entstehen.

4. Unterbrechungen regulieren und kontrollieren durch Routinen

Es wurde bereits oben darauf hingewiesen, dass Unterbrechungen für die tägliche Arbeit und Planung sehr kontraproduktiv sind. Unterbrechungen entstehen beispielsweise durch Kollegen, unerwartete Anrufe, durch eingehende E-Mails und ähnliche alltägliche Vorgänge. Fokus lässt sich nur erreichen, wenn die Unterbrechungen möglichst klein gehalten werden. Dazu muss man sich vorstellen, dass jede Unterbrechung die Konzentration für einen kürzeren oder auch längeren Zeitraum stören wird.

Zeitmanagement

Möglicherweise lässt sich dann nicht so schnell wieder aufbauen. In dem bestimmte zeitliche Routinen für zu erledigende Aufgaben und Aktivitäten eingerichtet werden, lassen sich Unterbrechungen reduzieren. Beispielsweise kann ein bestimmter Zeitraum dafür reserviert werden, E-Mails-zu lesen und zu bearbeiten. Es kann auch ein Zeitrahmen eingerichtet werden, in dem bewusst Smalltalk mit den Kollegen geführt wird. Der Vorteil dieser Vorgehensweise ist, dass weitestgehend die Kontrolle über Unterbrechungen erhalten bleibt, und das Soziale sowie andere wichtige Aspekte der Arbeit nicht zu kurz kommen.

5. Arbeiten aus dem Nichtverkauf reduzieren

Dieser Aspekt lässt sich nicht immer leicht umsetzen, weil in den Unternehmen bestimmte Strukturen gegeben sind, die nicht immer beeinflusst werden können. Wer aber als Verkäufer erfolgreich sein will, kann sich nicht im Übermaß mit Aufgaben beschäftigen, die mit dem Verkauf nichts zu tun haben. Unternehmen neigen heute oft dazu, Verwaltungsarbeiten und andere Nicht-Verkaufstätigkeiten im Übermaß auf Verkäufer zu überwälzen. Hier muss man also eventuell auch an übergeordneter Stelle aktiv werden, um diese Entwicklungen möglichst zu verändern zu verhindern. Der Vertrieb möchte und soll verkaufen. Andere Abteilungen haben andere Aufgabenbereiche und sollten für nicht verkaufsfördernde Tätigkeiten eingesetzt werden. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang, zunächst einmal ein Bewusstsein dafür zu entwickeln, welche Aufgaben mit dem Verkauf zu tun haben und welche nicht. Danach kann man allmählich auch auf Veränderungen in diesen Bereichen hinwirken.

6. Auch ungeliebte Aufgaben einplanen und erledigen

Jeder Verkäufer kennt die ungeliebten Aufgaben, vor denen er sich am liebsten drücken wurde. Oft handelt es sich um organisatorische Aufgaben oder Recherchetätigkeiten, die am liebsten ganz an ganz ans Ende der Planung gedrückt oder ignoriert werden. Es kann sich auch um den Kontakt zu einem besonders schwierigen Kunden handeln. Unter Umständen finden sich aber unter den sehr ungeliebten Aufgaben sehr wichtige Bereiche. Deshalb gibt es verschiedene Tricks, die ungeliebten Aufgaben in den Fokus zu rücken und ihnen die verdiente Priorität zu verleihen. Auch ungeliebte Tätigkeitsbereiche gehören in die Aufgabenplanung, und sie sollten in manchen Fällen sogar auf der obersten Stelle der Liste stehen. Wenn beispielsweise der ungeliebte Kunde Herr X bereits als erster antelefoniert oder angefahren wird, kommen an dem entsprechenden Tag nur noch die angenehmeren Gesprächspartner nach ihm. Nichts verschafft mehr Zufriedenheit als einen ungeliebten Tagesordnungspunkt auf der persönlichen Zeitmanagement Liste erledigt zu haben.

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