ERP-Systeme im Fulfillment – organisiert und strukturiert handeln

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Viele Unternehmen lassen entweder Teilbereiche oder die gesamte Logistik – von Bestellung bis Lieferung – von Fulfillment-Dienstleistern abwickeln. Diese arbeiten mit ERP-Systemen, um Struktur in die Abläufe im Unternehmen zu bringen und Daten sinnvoll zu nutzen. So werden viele Bereiche für E-Commerce-Unternehmen übersichtlicher und effizienter. Dabei zahlen sich ERP-Systeme insbesondere im modernen Vertrieb, bei dem schnell auf Marktentwicklungen reagiert werden muss, aus.

Mit ERP-Systemen Zeit, Geld, Personal und weitere Ressourcen sparen

ERP steht für Entrepreneur Ressource Planning und bezeichnet eine funktionsübergreifende Software, die es erlaubt organisatorische und logistische Aufgaben zu automatisieren. Übersichtliche Lagerbestände, zeiteffiziente Abläufe, sinnvolle Ressourcenplanung und weitere praktische Funktionen kann die Softwarelösung leisten.

Das ist besonders im Fulfillment-Bereich – also dem gesamten Prozess der Auftragsentwicklung – von Lagerung über Prüfung der Bestellvorgänge bis zur Auslieferung und Retourenbearbeitung von Vorteil. Anhand ERP-Systeme werden vielfältige Lösungen angeboten, die vor allem im E-Commerce-Bereich Arbeitsschritte einfacher, übersichtlicher und effizienter machen.

Datenanalyse

Im Fulfillment-Bereich kommt oft Software zum Einsatz, die als Teillösung für etwa die Buchhaltung, die Warenwirtschaft und die Personalverwaltung den konsequenten Datenaustausch über Abteilungen hinweg behindert statt verstärkt. Eine Ansammlung von einzelnen Lösungen ist für Unternehmen mit mehreren Abteilungen keine zukunftssichere Herangehensweise. Daten werden lückenhaft eingespeist, Rechnungen gehen verloren und Menschen verwenden die Software nicht konsequent genug.

Vielmehr sollte auf eine Komplettlösung gesetzt werden, die als Basis die wichtigen Funktionen bietet und durch Module erweiterbar ist. So lässt sich eine zentralisierte und transparente Steuerung etablieren.
Die Faktoren, die die klassische Logistik bestimmen, gehören auch zu den Funktionen, die ein ERP-System im Fulfillment-Einsatz leisten muss:

  • die Anpassung der Arbeitsabläufe
  • das Management der Aufträge
  • die Verwaltung der Lagerflächen
  • der Überblick über Materialbestände
  • die Überwachung von Bestellungen
  • das Abgleichen von Fortschritten in Abteilungen
  • die Planung von Prozessen innerhalb des Unternehmens
  • das Vorhandensein von Schnittstellen für die Systeme der Kunden
  • Kommunikationstools für interne und externe Kommunikation
  • Digitale Ablage für Dokumente, Dateien, Mails etc.

Unternehmen müssen genau wissen, in welchen Bereichen Bedarf besteht. Anhand einer Analyse sämtlicher im Unternehmen stattfindender Prozesse und der genauen Betrachtung der Anforderungen kann eine passende ERP-Lösung gewählt werden. Kleinere Unternehmen, die keine hauseigenen IT-Fachkräfte beschäftigen, wählen ERP-Systeme, die die Grundfunktionen für die Administration und den Handel erfüllen und auf Wunsch erweiterbar sind.

Je größer das Unternehmen, umso umfangreichere Funktionen sollte die Softwarelösung haben.

Automatisierte Versandabwicklung

Erfolgt im E-Commerce-Bereich die Abgabe der Auftragsentwicklung an ein ERP-System, verspricht dies ein automatisiertes und beschleunigtes Verfahren der Abläufe. So optimiert die Software im Handelssektor folgende Bereiche:

  • Lagerhaltung
  • Bestellungsabwicklung
  • Verpackung und Frankierung
  • Versand
  • Track and Trace
  • Retouren
  • Rechnungen und Mahnungen
  • Kundendienst (Online-Support oder Hotline)

Dank ERP-Systeme wird die Bearbeitungszeit um ein Vielfaches verkürzt und selbst internationaler Versand einfacher gemacht. Dabei wird mit Paketdiensten in Deutschland zusammengearbeitet, um eine möglichst schnelle Auslieferung zu garantieren. Das ist besonders im E-Commerce-Handel eine wichtige Voraussetzung, denn ein möglichst schneller Versand plus zufriedene Kunden ergeben eine höhere (erneute) Kaufbereitschaft und Weiterempfehlung.

Anforderung-Kunden
Anforderungen von Kunden an den E-Commerce-Handel und Paketdienste in Deutschland ©Alaiko.com

Mit ERP-Systemen im Vertrieb profitieren

Auch der klassische Vertrieb kann dank ERP-Systeme im Fulfillment auf ein neues Level gesetzt werden. ERP-Lösungen verfügen über eine integrierte Kontaktdatenbank (CRM-Tool), die nützliche Informationen der Kunden liefert und den Vertrieb im Tagesgeschäft unterstützt. Zudem sind nützliche CRM-Analysefunktionen wie Sales-Forecast, Presales-Support oder Messung der Kundeninteraktionen dank ERP integriert.

Ein weiterer Vorteil von ERP-Systemen im Vertrieb ist, dass eine einfache Zusammenarbeit mit weiteren Abteilungen gegeben ist. Mussten zuvor sämtliche Abteilungen wie Buchhaltung, Logistik, Controlling oder Marketing über getätigte Bestellungen informiert werden, übernimmt die ERP-Software nun die vollständige interne Auftragsabwicklung.

Zusatzfunktionen

Hinsichtlich der zusätzlichen Funktionen, die ERP-Systeme bieten können, sollten Dienstleister genau abwägen, welche Funktionen tatsächlich unabdingbar sind und auf was verzichtet werden kann. Entscheidend ist hier auch, für welche Onlineshops und Geschäfte das Fulfillment übernommen wird.

  • Welche digitalen Schnittstellen sind nötig?
  • Wird das System ständig erweitert/gewartet?
  • Ist das System in der Lage, Daten von mehreren Verkaufsplattformen zu bündeln?

Wenn diese Faktoren bedacht wurden, dann kann eine zielführende Softwarelösung ausgewählt und in die Unternehmensstruktur implementiert werden. Die Implementierung verursacht immer Kosten und braucht Zeit, denn die Systeme sind umfangreich und in der Regel komplex.

Die Lösung aus der Cloud

ERP-Lösungen, die in eine Cloud integriert sind, bringen viele Vorteile für Unternehmen. Unabhängig von Zeit und Ort kann auf die Informationen zugegriffen werden. Außerhalb des Unternehmens kann gewissen Personen bzw. Abteilungen Zugriff auf Bereiche der Cloud gewährt werden. Das spart Fulfillment-Anbietern und Händlern viel Zeit, da der Austausch von Informationen bzw. Daten nicht auf Anfrage und Antwort basiert, sondern diese zentral abgelegt und leicht zugänglich sind.

Optimal eingesetzt erhöht ein ERP-System die Wertschöpfung für Unternehmen und in weiterer Folge auch für deren Kunden, da die Verfügbarkeit von Daten ständig gewährleistet werden kann. Zudem ist ein cloudbasiertes ERP-System für KMUs insofern eine Erleichterung, weil Wartung und Sicherheit in den Händen der System-Betreiber liegen. So sparen sich Dienstleiser einerseits Zeit und andererseits auch Kopfzerbrechen über IT-Sicherheit, die immer komplexer und aufwändiger wird.

Implementieren und schulen

Um den optimalen Nutzen aus einem ERP-System zu ziehen, müssen diese korrekt in die Unternehmensstruktur eingegliedert werden. Für den Umstieg von Teillösungen zur ERP-Komplettlösung müssen Zeit bzw. Kosten eingeplant werden, die sich dann auf längere Sicht dank der Effizienz und Transparenz der Software wieder amortisieren.

Damit ein ERP-System dem Unternehmen tatsächlich zu mehr Transparenz und Genauigkeit verhilft, muss die häufigste Fehlerquelle – der Mensch – im Umgang mit dem System vertraut gemacht werden. Die besten Lösungen und Funktionen bringen nichts, wenn sie nicht oder falsch eingesetzt werden.

Alle Abteilungen sollten im Umgang mit der ERP-Software geschult werden, zumindest in dem für die Fachkraft relevanten Bereich. Ohne eine konsequente Verwendung entstehen Fehler, die unter Umständen zu inkorrekten Bestellungen bzw. Lieferungen und unzufriedenen Kunden führen.

Alles, was die Komplexität der bereits aufwändigen Software weiter erhöht, sollte in Schulungen abgedeckt werden. Hinsichtlich des Umfangs der Software muss auch an die Infrastruktur gedacht werden, denn viele Funktionen fressen dementsprechend viele Ressourcen. Der Umfang der Software ist untrennbar mit Wartungsaufwand und Kosten verbunden.

Fazit: ERP-Systeme im Fulfillment

ERP-Systeme garantieren schnellere und genauere Datenverarbeitung, weniger Fehlerquellen und abteilungsübergreifende Kommunikation sowie zentrale Datenbanken. Die Wahl des Systems und dessen Implementierung braucht Zeit, bei konsequenter Verwendung können auf längere Sicht sowohl Zeit als auch Kosten gespart werden. Ein ERP-System sorgt für optimierte Prozesse, eine geringere Fehlerquote und zufriedenere Kunden.

© Urheber – Blue Planet Studio

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