Im Zusammenhang mit Projekten der öffentlichen Hand oder dem privatwirtschaftlichen Projektmanagement fällt immer wieder der Begriff Ausschreibung. Worum genau es sich dabei handelt, wie die Ausschreibung funktioniert, wo sie geregelt ist und ab wann sie erforderlich ist, soll nachfolgend erklärt werden.
Inhaltsverzeichnis
- Ausschreibung: Definition
- Öffentliche Ausschreibungen und Schwellenwerte
- Privatwirtschaftliche Ausschreibung
- So lässt sich eine Ausschreibung erstellen
- Fazit
Ausschreibung: Definition
Bei einer Ausschreibung oder Submission handelt es sich um eine Aufforderung an einen bestimmten Interessentenkreis, verbindliche Angebote für eine benötigte Lieferung oder Leistung abzugeben im Bereich des Bau-, Liefer- und Dienstleistungswesens. Die Bekanntgabe erfolgt in Fachmedien, Zeitungen oder Anzeigern. Man unterscheidet dabei zwischen öffentlichen Ausschreibungen und Ausschreibungen im privatwirtschaftlichen Bereich. Insbesondere für staatliche Auftragsvergaben ist die öffentliche Ausschreibung üblicherweise vorgeschrieben, um Korruption und Vetternwirtschaft zu verhindern.
Zugleich wird der Zugang verschiedener Unternehmen zu Projekten im freien Wettbewerb ermöglicht. Ein weiterer Vorteil der Ausschreibung ist, dass der Auftraggeber ein möglichst optimales Preis-Leistungs-Verhältnis für die gewünschte Lieferung oder Leistung erzielen kann. Im erheblichen Maße kommt der Ausschreibung Bedeutung im Bereich des Projektmanagements zu. Dabei lässt sich zwischen offenen und beschränkten Ausschreibungen unterscheiden. Die offene Ausschreibung ist für jeden Anbieter zugänglich, die beschränkte Ausschreibung ist mit bestimmten Voraussetzungen verbunden. Die jeweiligen Bedingungen können in einem Lastenheft zusammengefasst werden.
Stößt die sogenannte Offerte bei einem Unternehmen oder einem Zusammenschluss mehrerer Unternehmen auf Interesse, muss der jeweilige Bieter die vollständigen Angebotsunterlagen anfordern. Der Zeitraum bezüglich der Ausschreibung selbst, die Anforderung der Unterlagen durch den Bieter, sowie die Abgabe von Geboten ist in der Regel durch Fristen und Formvorschriften geregelt. Zu den wichtigsten Verordnungen zählen die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB), die Vergabeordnung für Leistungen (VOL) und die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).
Öffentliche Ausschreibungen und Schwellenwerte
Handelt es sich um öffentliche Ausschreibungen, werden bestimmte Schwellenwerte herangezogen. Der jeweilige Schwellenwert betrifft etwa 21.000 Euro für Lieferleistungen und 5.548.000 Euro für Bauleistungen. Wird der Schwellenwert überschritten, kommt es zur Anwendung von Regelungen des Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen bzw. des Government Procurement Agreement (GPA), welches auch durch die EU unterzeichnet worden ist. Entsprechend gibt es EU-Richtlinien, welche es allen GPA-Staaten erlaubt Angebote zu machen, die diskriminierungsfrei behandelt werden müssen. Weitere relevante Gesetze der Ausschreibung in Deutschland sind im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und in der Vergabeverordnung (VgV) zu finden. Der Gegenwert der jeweiligen Währung wird von der EU-Kommission regelmäßig im Hinblick auf die Wechselkursschwankungen zu den Sonderziehungsrechten neu berechnet.
Wird der Schwellenwert nicht überschritten, gilt das nationale Recht, welches nur den europäischen Wirtschaftsraum umfasst. Dieser beinhaltet die EU-Länder, die Schweiz, Liechtenstein, Island und Norwegen. Durch Korruptionsregister können bestimmte Bieter ausgeschlossen werden, die wegen schwerer Verfehlungen wie etwa Bestechung, Verstoß gegen das Kriegswaffenkontrollgesetz, Verstoß gegen die Wettbewerbsbestimmungen, Schwarzarbeit oder illegaler Bestechung geführt werden.
Privatwirtschaftliche Ausschreibung
Ausschreibungen in der Privatwirtschaft sind im Gegensatz zu öffentlichen Ausschreibungen keiner Formalitäten unterworfen. Es finden sich die verschiedenen Begriffe für die unterschiedlichen Varianten dieser Ausschreibung auf Englisch. Request for Information (RFI) ist eine Ausschreibung, die zunächst lediglich Informationen der verschiedenen Bieter abfragt, welche diese in der Regel mit Listenpreisen beantworten. Mit RFI kann sich zunächst ein Überblick über den Markt verschafft werden. Request for Quotation (RFQ) ist eine Variante, die mithilfe des Lastenhefts den genauen Bedarf offenbart und die gewünschte Leistung beschreibt. Die Ausschreibung wird direkt an Unternehmen versendet, welche für eine mögliche Auftragserteilung bereits in Betracht kommen. Request for Proposal (RFP) ist inhaltlich mit der öffentlichen Ausschreibung zu vergleichen. Die innerhalb der Frist eingereichten Gebote können grundsätzlich durch Annahme des ausschreibenden Unternehmens angenommen werden, müssen es jedoch nicht. Request for Feature (RFF) ist eine Aufforderung zur Angebotserweiterung.
So lässt sich eine Ausschreibung erstellen
Um für eine Ausschreibung ein Beispiel zu finden, kommt es ganz darauf an, um was für eine Ausschreibung es sich konkret handelt. Um Ausschreibungstexte zu erstellen, muss zunächst der Beschaffungsbedarf korrekt ermittelt werden. Zudem ist auf die richtigen Vorschriften und die jeweilige Ausschreibungsverfahrensart, sowie deren Fristen zu achten. Die Leistungsbeschreibung muss einerseits bestimmt sein, darf aber andererseits nicht diskriminieren. Die Nachweise und Erklärungen sollten spezifisch sein und nicht für jede Ausschreibung auf demselben Muster beruhen. Die Zuschlagskriterien müssen zugleich sachgerecht sein, dürfen aber gleichzeitig niemanden diskriminieren.
Fazit
Eine Ausschreibung erfüllt die Funktionen Korruption- und Vetternwirtschaft zu vermeiden, verschiedenen Unternehmen den Zugang zur Beteiligung an einem Projekt zu ermöglichen und das beste Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen. Man unterscheidet zwischen der offenen und der beschränkten Ausschreibung. Bei öffentlichen Ausschreibungen ist ein bestimmter Schwellenwert heranzuziehen, der entweder die Anwendung der Regelungen der GPA oder die des nationalen Rechts vorsieht. Davon abzugrenzen sind die privatwirtschaftlichen Ausschreibungen, die nicht den Formvorschriften unterliegen und als Request for Information, Request for Quotation, Request for Proposal oder Request for Feature definiert werden.
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