Ein neues Jahr beginnt normalerweise mit großen Plänen und ehrgeizigen Vorhaben. Nicht nur im unternehmerischen Kontext stellt man dann im Lauf der Zeit häufig fest, dass man vom gesetzten Ziel noch weit entfernt ist. Das Erreichen des Ziels ohne Zielvereinbarung innerhalb der dafür angesetzten Zeit wird zu einer unmöglich zu bewältigenden Herausforderung. Doch wieso fällt es Menschen teilweise schwer, ohne konkrete Zielvereinbarung Ziele zu erreichen und die Vorhaben in die Tat umzusetzen?
Zielvereinbarung Definition
Die Arbeits- und Organisationspsychologie hat sich viel mit dieser Frage beschäftigt und ist zu einigen interessanten Antworten gekommen. Der Ursprung des Konzepts der Zielvereinbarung liegt in der Zielsetzungstheorie von Edwin Locke und Gary Latham, die von den beiden Wissenschaftlern Mitte der 80er Jahre erstmals aufgestellt wurde. Sie besagt, dass Ziele Menschen motivieren können und somit unmittelbar das menschliche Handeln regulieren. Handlungen sollen durch einen Spannungszustand aktiviert werden. Ein weiterer Einflussfaktor ist laut dieser Theorie, ob Ziele herausfordernd und präzise gestaltet wurden und ob es regelmäßige Rückmeldungen über den Fortschritt der Zielerreichung gibt.
Das Zielvereinbarungsgespräch
An diese Theorie schließt sich ein sogenanntes Zielvereinbarungsgespräch an. Hierbei geht es darum durch eine präzise Zielvereinbarung Mitarbeiter so zu motivieren, dass der Umsatz gesteigert wird und die Vorhaben des Unternehmens umgesetzt werden können. Verschiedene Aspekte sollten beim Zielvereinbarungsgespräch beachtet werden. Zum Einen ist es häufig problematisch, wenn Ziele, die ohne klare Zielvereinbarung im luftleeren Raum schweben, entweder nicht eindeutig von der Geschäftsführung formuliert wurden oder von den Mitarbeitern nicht klar verstanden wurden. Eine lösungsorientierte und klare Kommunikation stellt hierbei den Schlüssel zum Erfolg dar.
Außerdem sollte die Geschäftsleitung, der Vertriebsleiter im Rahmen der Zielvereinbarung Mitarbeiter dazu motivieren, sich konkrete Aktivitäten überlegen, die messbar, individualisierbar und nachprüfbar sind. Anhand dieser Aktivitäten kann durch ein Zielvereinbarungsgespräch gemeinsam ein aktiver Weg zur Zielerreichung gefunden werden. Diese Form der Kommunikation gibt den Mitarbeitern klarere Arbeitsabläufe, Strukturen und Vorhaben mit als eine reine Umsatz- und Ertragszahl, die ohne Zielvereinbarung Mitarbeiter demotivieren kann. Doch auch eine Zielvereinbarung, die von oben auf den betroffenen Mitarbeiter übergestülpt wird, ohne dass darüber kommuniziert wird, welche Mittel der Mitarbeiter zur Erreichung des Ziels benötigt, kann problematisch werden. Ein Beispiel hierfür wäre die Vereinbarung, dass der Mitarbeiter pro Woche zehn Stammkunden kontaktiert und es an jedem Tag mit fünf neuen Kunden durch Telefonate zu einer Terminvereinbarung kommt. Hierbei können nun verschiedene Hürden auftreten. Mit welchen Projekten ist der Mitarbeiter sonst noch beschäftigt? Mit wie vielen neuen Kunden konnte er vor der Zielvereinbarung einen Termin ausmachen? Diese Fragen müssen besprochen werden, damit der Mitarbeiter das Gefühl der intrinsischen Motivation und der Handhabbarkeit seiner Aufgabe bekommt. Die im Zielvereinbarungsgespräch formulierten Ziele sollten demnach zeitlich und qualitativ definiert werden und nicht aus einem reinen Zahlenwerk bestehen. Diese Parameter können leichter kontrolliert, angepasst und kommuniziert werden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für eine erfolgreiche Zielvereinbarung beachtet werden sollte, ist die Herausforderung des Ziels. Hat der entsprechende Mitarbeiter bisher ohnehin 10 neue Kunden pro Tag kontaktiert und Termine vereinbart, so wird ihn diese Aufgabe nicht ausreichend motivierend. Die Zielvereinbarung wäre in diesem Fall daran gescheitert, dass der Mitarbeiter das Ziel bereits in der Vergangenheit erreicht hat.
Zielvereinbarung SMART
Eine beliebte Methode, um die Grundsätze der Zielvereinbarung zu verinnerlichen ist die „Zielvereinbarung SMART“ Methode. Um im Rahmen einer Zielvereinbarung auch die wichtigsten Grundregeln im Hinterkopf behalten zu können, kann während der Zielvereinbarung SMART als Merkkonzept dienen. Das SMART steht hierbei für ein englisches Akronym, bei dem jeder der Buchstaben des Wortes SMART für einen relevanten Aspekt der Zielvereinbarung steht. Das s = specific bedeutet, dass Ziele eindeutig formuliert sein müssen. Im Beispiel wäre das nicht gegeben, wenn das Ziel lautet, jede Woche zwischen 5 und 25 neue Kunden zu gewinnen. Diese Spannweite ist relativ groß und kann nicht klar vom Mitarbeiter und der Geschäftsleitung definiert werden. Eine Zielerreichung wäre hierbei diffuser als bei einer Zielvereinbarung von 10-12 neuen Kunden. Das M steht für den Begriff measurable und bedeutet, dass ein Ziel messbar sein muss. Schwierig wäre dieser Punkt beispielsweise bei der Vorgabe 10 wichtige Kunden zu gewinnen. Was bedeutet wichtig? Der Begriff allein kann ohne weitere Definition nicht zeigen, welche Punkte einen Kunden als wichtig auszeichnen. Im A steckt die Erreichbarkeit der Zielvereinbarung(„achievable“). Dabei geht es darum, keine unrealistischen Ziele zu setzen, die nur schwer oder gar nicht erreicht werden können. Hierbei würde die Motivation des Mitarbeiters wieder sinken. Das R steht für relevant. Darunter ist auch eine Prioritätensetzung innerhalb des Vertriebs zu verstehen. Ist es wichtiger neue Kunden zu gewinnen oder die bereits bestehenden Kunden zu kontaktieren? Dieser Aspekt der Zielvereinbarung kann sich auch im Lauf der Zeit in einem Vertrieb ändern. Dann ist es wichtig, erneut ein Zielvereinbarungsgespräch zu führen und mithilfe der Zielvereinbarung Mitarbeiter zu befragen, inwiefern die mit ihnen vereinbarten Ziele noch relevant sind. Das t=timed bedeutet, dass ein Ziel klare zeitliche Vorgaben enthält, die sich ebenfalls an die ersten Punkte des SMART-Konzepts halten, also spezifisch, messbar, erreichbar und relevant sind.
Die Zielvereinbarung ist eines der wichtigsten Instrumente einer erfolgreichen Unternehmenskultur. Das Konzept sollte den Mitarbeitern vorgestellt werden und anschließend mit ausreichend Zeit erprobt werden. Um ein Zielvereinbarungsgespräch erfolgreich zu führen und das “ Zielvereinbarung SMART“-Konzept zu verinnerlichen, ist es wichtig, immer wieder zu reflektieren, an welchen Punkt man gerade steht und offen mit Mitarbeitern zu kommunizieren.
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