Buchhaltungslösungen für den Vertrieb

Jede Firma mit Sitz in Deutschland ist Buchführungspflichtig. Das heißt konkret, dass sich jeder Unternehmer – egal in welcher Branche die Firma ansässig ist – aktiv mit dem Thema auseinandersetzen muss. Das ist gar nicht so einfach, wenn es um kleine oder mittlere Betriebe geht. Oftmals gibt es hier nicht, wie in großen Firmen, eine ganze Abteilung für die Buchhaltung. Besonders, wenn der Vertrieb das Hauptaugenmerk des Unternehmens ist, gestaltet sich eine effektive Buchhaltung oft schwierig. Wie sieht die korrekte Buchführung aus? Welche Aspekte sind dabei zu beachten? Welche Software-Lösungen für den Vertrieb gibt es, um Zeit einzusparen? All diese Fragen sollen hier in einem übersichtlichen Rahmen beantwortet werden.

Wer ist Buchführungspflichtig?

Zunächst muss geklärt werden, wer überhaupt Buch führen muss. Alle Gewerbetreibende, die im Jahr mindestens 600.000€ Umsatz machen oder mindestens 60.000€ Gewinn erzielen, sind buchführungspflichtig. Aber auch Betriebe, die unter diesen Grenzen liegen, sind nicht davon befreit Ausgaben und Einnahmen anzuzeigen. Der feine Unterschied liegt in der Form der Buchhaltung:

Umsatz geringer als 600.000€ oder Gewinn niedriger als 60.000€: Hier reicht es aus, die einfache Buchführung beim Finanzamt einzureichen. Das ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Über 6000.000€ Umsatz oder 60.000€ Gewinn: Die sogenannte doppelte Buchhaltung oder Bilanzierung ist Pflicht.

Diese Grenzen entscheiden also über die einfachere oder komplexere Form der Buchhaltung. Aber was heißt das jetzt konkret?

Es gilt die GoB

Zunächst sollte ein Blick auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) geworfen werden. Diese sorgt dafür, dass alle Vorgänge der Buchhaltung nachvollziehbar werden. Sie beinhaltet verschiedene Elemente:

Belegplicht, das heißt, dass jede Buchhaltung alle angefallenen Zahlungsbelege (Rechnungen, Kassenzettel, etc.) als Basis hat.
Chronologische Organisation: Alle Belege müssen nach Datum geordnet sowie nachvollziehbar verwahrt werden.
Transparente Buchungen: Alle Buchungen sollen sinnvoll, transparent und klar ersichtlich sein.

Das erleichtert vor allem dem zuständigen Buchhalter die Arbeit. So kann mit nur wenigen Blicken die Richtigkeit überprüft werden. Außerdem werden die Daten so für das Finanzamt schnell erfassbar gemacht. Es gehen keine Posten unnötig verloren.

Wie funktioniert so eine doppelte Buchführung?

Die einfache Einnahmen-Ausgaben-Regelung stellt beide Posten gegenüber. Wer eine sogenannte Bilanz-Buchführung einreichen muss, hat es schon etwas schwieriger: Die Buchhaltung erfasst hierbei alle Kosten und Umsätze sowie Gewinne, die ein Unternehmen erzielt. Sie betrifft also primär das Vermögen. Notiert werden darin:

Einnahmen aus Verkauf
Warenbewegungen
Abschreibungen
Zinserträge
Betriebskosten wie Miete

Bei der doppelten Buchführung wird für jeden Bereich ein Soll- und Habenkonto erstellt. Darin werden alle Bewegungen, egal ob positiv oder negativ, festgehalten. Je nach Branche gibt es hier verschiedene Kontenrahmen. Durch die Gegenüberstellung aller Konten erfolgt der Jahresabschluss. Der ist das wichtigste Element in der Bilanz-Buchführung. Er bestimmt die Vergabe von Krediten und bildet die Grundlage für die Berechnung der jeweiligen Steuern. Auch im Vertrieb muss gegebenenfalls so eine Bilanz aufgestellt werden. Um das zu erleichtern gibt es verschiedene Buchhaltungs-Softwares.

Buchhaltungs-Software als Schlüssel zum Erfolg

Die Möglichkeiten einer Buchhaltungssoftware sind breit gestreut. Es gibt derzeit verschiedene Programme, die jeweils andere Bereiche abdecken:

Lohn- und Gehaltsabrechnung
Berechnung von Umsatz- und Einkommenssteuer
Controlling
Faktura
Bilanzierung
Planung
Verwaltung von Kundendateien
Lagerhaltung

Allen diesen Software-Lösungen ist eines gemein: Sie bieten einen schnellen und strukturierten Überblick über den jeweiligen Bereich. Die Ausgaben und Gewinne werden detailliert erfasst. So können Ziele überwacht und Einnahmen einfach geprüft werden. Besonders im Vertrieb kann so wertvolle Zeit eingespart werden.

Wann sollte eine Buchhaltungs-Software eingesetzt werden?

Die Doppelte Buchführung ist deutlich komplexer als die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Hierbei muss jeder Beleg, egal ob Rechnung oder Kassenzettel, zwei Mal gebucht werden. Da das oft viel Zeit kostet und deutlich komplizierter ist, kann beispielsweise die intuitive Buchhaltungssoftware von Lexware und Lexoffice helfen. Besonders, wer schon ein Auge auf diese Programme geworfen hat, findet online einen detaillierten Überblick über die Leistungen.

Vorteile der sauberen Bilanzierung

Mit einer detaillierten Buchführung kommen Unternehmen nicht nur ihrer Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt nach. Auch für Firmen selbst bietet eine sauber geführte Buchhaltung verschiedene Vorteile:

Kostenreduzierung durch gezielte Ermittlung der Fehler
Kennzahlen und Betriebskosten werden übersichtlich dargestellt

Eine sauber geführte Belegführung ist bei der Buchhaltung schon die halbe Miete. Wer gezielt dafür sorgt, dass seine Bücher stimmen, erspart sich eine Menge Zeit und vor allem Geld. Nur so können Fehler in der Unternehmungsführung frühzeitig erkannt werden. Wer es besonders komfortabel mag, der sollte sich diese Rechnungs-Scanner-App ansehen.

Mit Buchhaltungslösungen auf neue Wege

Besonders im Vertrieb ist Zeit oft bares Geld. Wer hier allerdings vorsorgt und eine passende und moderne Software zu Rate zieht, der wird am Ende belohnt werden. Nicht nur werden Mitarbeiter entlastet. Auch kann so immer genau erfasst werden, welche Produkte die Zugpferde des Unternehmens sind. So fällt es deutlich leichter, Vertriebswege zu optimieren und den maximalen Gewinn bei überschaubarem Aufwand zu erzielen.