Kostenfaktoren im Vertrieb – so halten Sie die Ausgaben niedrig

Kostenfaktor im Vertrieb

Wer sich im Bereich Vertrieb selbständig machen will, hat selbst als Quereinsteiger meist einen betriebswirtschaftlichen Hintergrund. Ob dies ein Versicherungskaufmann ist, der eine eigene Agentur eröffnen möchte oder der freie Handelsvertreter, der plant vom Home-Office aus zu arbeiten – in der Praxis als Neu-Unternehmer stellen sich einige Punkte noch einmal ganz anders dar. Gerade zu Beginn gilt es die Rücklagen und das Startkapital für den Einstieg sinnvoll zu nutzen und die Betriebskosten auf einem moderaten Level zu halten. Wir zeigen, in welchen Bereichen Sparmöglichkeiten bestehen und worauf dabei geachtet werden sollte.

Ein Fakt muss jedem Gründer klar sein: Wer sich selbständig machen will, braucht dazu das nötige Kleingeld. Im Jahr 2017 sind weniger als zehn Prozent der Gründungen laut Deutschem Startup Monitor mit Summen bis 50.000 Euro in der externen Kapitalaufnahme ausgekommen. Hohe Anfangskosten können letztlich ein Grund sein, warum der Traum von der Selbständigkeit und einem eigenen Unternehmen platzt. Clevere Gründer, welche auf den Erfolg hinarbeiten, haben daher die Anfangsinvestitionen fest im Blick. Und loten Möglichkeiten aus, wie die Betriebskosten im Rahmen bleiben.

Das Büro: Effizienz statt Luxus

Entspannt im Chefsessel und die Außendiensttermine planen – im eigenen Büro bequem und einfach. In der Praxis ist das Büro einer jener Kostenfaktoren, welche anfangs stark auf die Bilanz drücken. Grundsätzlich müssen sich Gründer klar werden, was hier auf sie zukommt. Kosten verursacht das Büro unter anderem durch:

  • Makler und Kaution
  • Miete
  • Büroeinrichtung
  • Reinigungsservice
  • IT

Grundsätzlich sind nach oben keine Grenzen gesetzt. In der Startphase als Außendienstler geht es darum, „die Groschen beisammen“ zu halten. Was bedeutet dies fürs Büro?

Für Selbständige ist das Büro – neben der Website, den Visitenkarten und dem Auftreten – sicher eines der wichtigen Aushängeschilder. In der Praxis ist dieser Anspruch allerdings sehr stark skalierbar. Beispiel: Eine Webagentur mit mehreren Beschäftigten braucht ein Büro mit mehreren Räumen – inklusive Konferenzraum. Wer im Außendienst auf eigenen Beinen stehen will, hat häufig überschaubare Ansprüche. Erfüllt das Büro keine Repräsentanzfunktion, steht Funktionalität im Vordergrund.

Heißt für die Praxis, dass Größe und Ausstattung sich einzig und allein nach den erforderlichen Aufgaben richten. Ein High-End-PC mit 40 Zoll Bildschirm ist schick, der einfach Office-Laptop wird seine Aufgabe aber sicher genauso gut erfüllen können. Außendienstler ohne jeglichen Publikumsverkehr können sich ein externes Büro meist komplett sparen.

Kostenfaktor im Vertrieb
Hier findet die tägliche Arbeit statt, hier entstehen Ideen und hier verbringen Angestellte mehr als die Hälfte Ihres Tages: Die Büroräume.

Wie lässt sich das Home-Office steuerlich geltend machen?

Das Home-Office – früher gern als Arbeitszimmer bezeichnet – ist die Möglichkeit, um Selbständigkeit und Zeit mit der Familie miteinander zu verbinden. Wer sich für diese Form der Arbeitsweise entscheidet, sollte einige Eigenschaften mitbringen. Es fällt im Home-Office mitunter schwer, Beruf und Privatleben strikt zu trennen. Und es kommt ein zweiter Aspekt hinzu: Wie macht sich das Home-Office finanziell bemerkbar?

Von zu Hause aus selbständig zu arbeiten, bedeutet auch, dass Mieter oder Kreditrate für das Büro zu Hause gestemmt werden müssen. In der Vergangenheit war das Arbeitszimmer immer wieder Streitpunkt hinsichtlich der Absetzbarkeit entstehender Kosten.

Selbständigen, für welche das Home-Office Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit ist, können Kosten im Regelfall voll als Betriebsausgabe ansetzen. Abzugsfähig sind unter anderem:

  • Einrichtung
  • Miete
  • Renovierungsaufwand
  • Kreditzinsen

Darüber hinaus können Selbständige, bei denen das Home-Office im eigenen Haus liegt, auch Abschreibungen auf die Bausubstanz vornehmen. Darüber hinaus gehören auch Wasser- und Abwasserkosten oder Reinigungskosten zu den steuerrechtlich relevanten Kosten.

Achtung: Damit ein Home-Office als solches auch anerkannt werden, muss es bestimmte Merkmale erfüllen. Schlafcouch oder Bügelbrett deuten klar auf eine andere Nutzung hin, die vom Finanzamt nicht anerkannt wird.

Kostenfaktor im Vertrieb
Im eigenen Home-Office sollten Selbständige gerade zu Beginn zunächst auf Kosteneffizienz setzen – so lassen sich die Anschubkosten niedrig halten.

Der Dienstwagen: Im Außendienst ein Muss

Eine Selbständigkeit, die sich auf Außendiensttätigkeiten fokussiert, braucht natürlich auch einen Dienstwagen. Mobilität ist in diesem Zusammenhang schließlich existenziell. Dessen Anschaffung und Unterhalt gehört für Selbständige – neben dem Büro/Home Office – zu den größten Kostenpositionen.

Bei der Anschaffung ist zu überlegen, ob Leasing oder ein Erwerb als Anlagevermögen in Frage kommen. Letzteres hat den Nachteil, dass das Fahrzeug nicht sofort – sondern nur entsprechend der Abschreibungsrichtlinien aktiviert werden kann. Aber: Finanziert über einen Kredit kann der Dienstwagen beim Steuern sparen helfen. Möglich wird’s über:

  • Verrechnung der Umsatzsteuer
  • Investitionsabzugsbetrag
  • Anrechnung der Kreditzinsen.

Wie kann ein Selbständiger zusätzlich Kosten sparen? Mögliche Ansätze bieten sich beim geschäftlich genutzten Fahrzeug unter anderem durch:

  • eine gemeinsame Nutzung für Dienst- und Privatfahrten
  • kraftstoffsparendes Fahren
  • eine Berücksichtigung des Verbrauchs beim Kauf

Besonderes Augenmerk ist auf die Wahl der Antriebsart zu legen. Elektrofahrzeuge werden in Deutschland gefördert, was im Rahmen der Anschaffung eines Dienstwagens durchaus auf den Prüfstand gehört.

Kostenfaktor im Vertrieb
Die Notwendigkeit eines Firmenwagens ist deutlich von der Branche abhängig.

Weitere Sparmöglichkeiten: Als cleverer Gründer sparen

Mit dem Start in die Selbständigkeit sind viele Herausforderungen verbunden – gerade, wenn es um den Rotstift bei den Betriebsausgaben geht. Das Home-Office ist eine ideale Lösung für alle, die keine Kunden empfangen und keine Lagerkapazitäten aufbauen müssen. Wo lässt sich im laufenden Betrieb noch sparen?

  • Investitionsabzugsbetrag nutzen: Der bereits beim Dienstwagen kurz angesprochene Investitionsabzugsbetrag ist ein legaler Trick aus dem Steuerrecht, um Betriebsausgaben auf dem Papier zu erhöhen und so für die Startphase mehr Liquidität zu halten. Der Investitionsabzugsbetrag sieht so aus, dass Selbständige/Unternehmen Ausgaben für geplante Investitionen – etwa in Güte des Anlagevermögens (zum Beispiel neue IT) – bis zu 40 Prozent drei Jahr im Voraus aktivieren können.
  • Geschäftskonto: Es stellt sich im Rahmen einer Selbständigkeit regelmäßig die Frage, ob ein eigenständiges Geschäftskonto wirklich notwendig ist. Schließlich würde der Verzicht hierauf Kosten sparen. Generell ist dessen Eröffnung zu empfehlen – aber nur, wenn die Rahmenbedingungen stimmen. Neben der Kontoführungsgebühr sind es Entgelte für jede einzelne Buchung oder die Bankkarte, welche die Gebühren in die Höhe treiben.
  • Energiekosten sparen: Strom, Warmwasser oder Heizung lassen sich anteilig aufs Home-Office umlegen. Und sind fürs Büro grundsätzlich als Betriebskosten abzugsfähig. Gründern ist zu empfehlen, hier eine gewisse Spardisziplin an den Tag zu legen. Gerade die Stromrechnung wird sonst zu einer Überraschung. Gespart werden kann bei der IT unter anderem durch Bildschirmschoner, den Energiesparmodus oder den Office-Modus für leistungsstarke Hardware. Es bringt keine Punkte, CPU oder Grafikkarte im Rechner immer auf 100 Prozent laufen zu lassen.
  • Bürokosten senken: Viele Selbständige unterschätzen gern die Bürokosten – also was Drucker etc. kosten. Interne Schriftsätze werden einfach auf Recyclingpapier gedruckt (und am besten beidseitig). Beim Kauf von Druckern sollte zudem im Auge behalten werden, was das Verbrauchsmaterial kostet. Farblaserdrucker sind zwar in der Anschaffung erschwinglich, die Toner machen sich auf der anderen Seite sehr deutlich bemerkbar. Und wer aufs Faxgerät verzichten will, kann heute auf gleichwertige Online-Lösungen setzen.

Beim Thema Stromverbrauch kann darüber nachgedacht werden, mobile Solarpanels einzusetzen. Mit deren Hilfe wird Strom für die elektrischen Geräte im Büro erzeugt – ohne dabei auf die Steckdose und den Strom vom Energieversorger angewiesen zu sein. Wichtig ist hier, die Dimensionen der Anlage im Hinterkopf zu behalten.

Fazit: Selbständige können Betriebsausgaben sparen

In Deutschland gründen etwa 250.000 Personen im Vollerwerb. Zu diesem Ergebnis kommt zumindest der KfW Gründungsmonitor 2017. Wer sich für den Schritt entscheidet, stößt die Tür zu völlig neuen beruflichen Möglichkeiten auf. Selbständige übernehmen auf der anderen Seite auch ein hohes Maß an Verantwortung. Dazu gehört, nachhaltig mit Ressourcen zu wirtschaften. Bei den Betriebsausgaben lässt sich in jedem Fall der Rotstift ansetzen – wenn alles richtig gemacht wird. Wichtig sind eine detaillierte Planung und der Willen, sich mit Steuerrecht und Co. auseinanderzusetzen. Nur so wird es gelingen, alle Möglichkeiten adäquat auszuschöpfen. Gerade beim Home-Office bieten sich die Chance, eine ganze Menge Geld einzusparen.

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